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Generación y eliminación de Cuotas

102 - Cobranza - Acceso al menú Cobranza - Sub menu Procesos

191 - Cobranza - Permiso para generar cuotas masivamente (Generador de Cuotas)

Cómo generar cuotas

Una vez que finalizamos las configuraciones previas, estamos en condiciones de generar las cuotas de los estudiantes. Para ello, existe el “Generador de Cuotas”, accesible desde:
Gestión Financiera -> Procesos y Operaciones -> Generador de Cuotas. 

Desde esta pantalla podemos generar cuotas tanto para un estudiante individual, varios estudiantes específicos o todos los estudiantes de una o más carreras. 

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Los campos que debemos completar son: 
  • Cuota (Mes): Indica el mes de la cuota que queremos generar.
  • Cuota (Año): Indica el año de la cuota que queremos generar.
  • Estado: Nos permite indicar la situación académica de los estudiantes para los cuales queremos generar la cuota. (Se puede seleccionar más de una)
  • Carrera: Permite indicar las carreras que queremos tener en cuenta para generar las cuotas.  Si no se selecciona ninguna, el proceso se ejecutará para todas las carreras.
  • Apellido/Nombre/Matrícula/Documento: Permite indicar uno o más alumnos específicos para los cuales generar la cuota. 

De no seleccionar ninguna carrera y ningún estudiante/s, el sistema generará las cuotas para todos los estudiantes de todas las carreras, siempre que se cumplan las condiciones dadas de generación de cuotas listadas a continuación. Este es el procedimiento recomendado de generación de cuotas.

Cualquier cuota o deuda excepcional que se requiera generar para los estudiantes, debe hacerse utilizando el Generador de Documentos.  Gestión Financiera -> Procesos y Operaciones -> Generador de Documentos.
O alternativamente ingresando a la ficha del Alumno/a, solapa Cuotas y presionando el botón "Generar Documento".

CONDICIONES NECESARIAS PARA QUE SE GENERE UNA CUOTA 

  • El alumno debe tener seleccionado un Plan de Cuotas en su ficha. 
  • El alumno debe encontrarse en una de las situaciones académicas seleccionadas (Alumno Regular y/o Inscripto). 
  • El alumno debe estar cursando al menos una materia en el ciclo al que pertenece el plan de cuotas que tiene el alumno.  (A menos que en su instituto se haya configurado el parámetro "Ignorar estado del alumno en la generación de cuotas").
  • Debe existir una cuota para el mes y año  seleccionado.  Esto se puede corroborar ingresando a la edición de la Carrera, y accediendo al detalle de las cuotas de los Planes de Cuotas vinculados a la misma.

También existe la posibilidad de configurar el sistema para que TODAS las cuotas, siempre que se cumpla lo mencionado en el apartado anterior, se generen automáticamente el primer día de cada mes, esto debe ser solicitado al equipo de Quinttos. 

IMPORTANTE: El sistema va a mostrar un listado de estudiantes para los cuáles no les generó la cuota de un mes particular e indica el motivo (si el plan de cuotas no tenía una cuota para ese mes / año o si el estudiante ya tenía creada la cuota para ese mes/año)

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Cómo eliminar cuotas

De forma Masiva
Análogamente, en la parte inferior de la misma pantalla, existe la posibilidad de borrar cuotas generadas de forma masiva. Para ello se selecciona el mes y el año de las cuotas que se quieren eliminar, luego se puede especificar si se desea filtrar el borrado a alguna carrera puntual o realizarlo para todas las carreras.

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Las cuotas que se eliminan son aquellas que se encuentran en estado “Pendiente” o en estado “Pagado” cuyo valor de cuota es CERO, así como también Cuotas en estado “Vencido” que no tengan ningún pago asociado. 

De forma Individual
Para eliminar una cuota de un estudiante, se puede ingresar al listado de cuotas (Gestión Financiera -> Cuotas) y presionar el botón:image-1651752694822.43.39.png para eliminar la cuota que queramos. El mismo botón está presente en la ficha del estudiante, en la solapa de cuotas.

Las cuotas que se pueden eliminar son aquellas que se encuentran en estado “Pendiente” o en estado “Pagado” cuyo valor de cuota es CERO, así como también Cuotas en estado “Vencido” que no tengan ningún pago asociado.

Informes de cuotas

Todas las cuotas generadas para los estudiantes podrán ser visualizadas en:
  • Listado de cuotas, ingresando a Gestión Financiera -> Cuotas.
  • Legajo digital del estudiante en la Solapa de Cuotas, se visualizan las cuotas generadas para la matrícula de dicho estudiante.
  • Todos los pagos registrados en el sistema, ya sea de forma manual o automática, podrán ser vistos en Gestión Financiera -> Movimientos.
  • En los distintos informes proporcionados en Reportes en el apartado "Cobranza".
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