# Primeros Pasos - Manual de Usuario
# Glosario
**Matrícula**: Es importante entender el concepto de M**atrícula** en términos académicos dentro de Quinttos y no confundirse con una cuota de tipo Matrícula. La **Matrícula** de un estudiante es un número (un código) asignado por el sistema Quinttos para identificar a un estudiante haciendo una Carrera puntual. Por ejemplo, si un estudiante está cursando una carrera de Primario tendrá un número de matrícula asociado y si ese mismo estudiante además está realizando un curso corto o pasa al secundario, será necesario crear una nueva matrícula y el sistema otorgará un nuevo número.
**Grupo Carrera**: Se utiliza para identificar carreras que pertenecen al mismo nivel. Por ejemplo si nuestro instituto maneja varias orientaciones de secundario, cada orientación sera una carrera pero todas pertenecerán al grupo carrera de Secundario.
**Cursada**: El concepto de Cursada es el de una entidad que agrupa a un Docente dando una Materia de un curso en un horario dado.
A lo largo de los artículos puede encontrar referencias como las siguientes:
XXX - PERMISO - Indica el permiso necesario que debe tener el usuario para poder acceder a una pantalla del sistema o realizar una acción.
# 1) Establecer feriados y fechas de los períodos de cursadas
#### 1.1) **Cargar Feriados**
522 - Administración - Acceso a la Pantalla de ABM de Feriados
523 - Administración - Edición de Feriados
Es importante veificar que todos los feriados se encuentren cargados antes de comenzar a operar el sistema, ya que serán tenidos en cuenta (entre otras cosas) para el cálculo de horas totales de cursada. Por eso, se debe realizar esto antes de cargar las carreras, materias y comisiones en Quinttos.
Para cargar, modificar o eliminar feriados registrados en Quinttos debemos dirigirnos al menú:
***Gestión académica** **--> Configuración --> Fechas y Períodos** --> **Feriados**.*
Se nos presentará una pantalla como la que se muestra a continuación:
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651781437173-06-57.png)
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651781445690-07-28.png)
En la parte inferior de la pantalla, veremos un listado de los Feriados ya existentes en el sistema. Podemos eliminar algún feriado, haciendo click en el botón rojo (con forma de tacho de basura).
Y en la parte superior, podremos cargar nuevos Feriados en el sistema. Para esto tendremos que completar:
- Descripción (Nombre del feriado)
- Fecha inicio
- Fecha hasta
Y luego presionar el botón **Guardar**.
#### 1.2) ¿Cómo crear y configurar un período de cursada?
Veremos como configurar los períodos de cursada según corresponda (1° cuatrimestre, 2° cuatrimestre, Anual, etc).
Para esto debemos dirigirnos al menú:
***Gestión académica** **--> Configuración --> Fechas y Períodos***
IMPORTANTE: Para crear un período de mesa (para finales, etc.) La única diferencia es que al momento de crear el período, es necesario TILDAR "Es periodo de Mesa o Saberes Previos".
# 2) Configurar Carreras
#### 2.1) Materias/Niveles Base
***Menú---> Gestión Académica---> Configuración---> Niveles Base***
Quinttos permite la configuración de lo que llamamos "Materias Base". Las materias base son útiles para dejar una configuración previa y estandarizada para las materias que luego podremos usar en la asignación de Materias a Carreras para no tener que repetir información y mantener unificado por ejemplo el color que representa a todas las materias de matemática de los diferentes años.
Por ejemplo, podemos crear una Materia base de Matemática, en donde le especificamos el nombre de la materia base, que tipo de aula se requiere para la materia y un color que la represente:
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651781526549-04-10.png)
Luego, al momento de asignar una materia a una carrera, podremos elegir la materia base de matemática, y el sistema va autocompletar estos campos.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651781538152-37-38.png)
**IMPORTANTE**: La única funcionalidad de las Materias Base es la de simplificar la carga de Materias.
#### 2.2) ¿Cómo crear una Carrera/Plan/Propuesta Formativa?
Para crear una **Carrera** ingresamos en:
***Gestión Académica -> Configuración--> Carreras.***
En esa pantalla se listaran todas las carreras existentes en el sistema.
Si se desea crear una nueva carrera se debe hacer click en el botón **Crear Nueva Carrera**.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651781589856-15-12.png)
*Las imágenes de las pantallas, los valores de los campos y la distribución de los mismos pueden variar dependiendo de la institución*
En la pantalla de "Nueva Carrera" se deben completar los campos que son obligatorios indicados con "**\***" y luego hacer clic en **Guardar**.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651781620140-18-05.png)
- **Grupo Carrera (\*):** Sus valores pueden ser "Tecnicatura", "Formación Profesional", "Cursos Cortos", etc. Es importante destacar la diferencia entre un "Curso Corto" y los demás tipos. Los "Cursos Cortos" son cursos que no tienen un plan de estudio, materias en distintos años dictandose en distintos períodos (1er cuatrimestre, 1er bimestre, etc) y, por lo general, tiene una duración de pocos días.
- **Código:** Usado para identificar a la carrera con cualquier vínculo externo con algún otro sistema.
- **Descripción:** Descripción de la carrera/curso en el sistema.
- **Descripción Oficial:** Descripción Oficial de la carrera. El valor de este campo se usará en la generación de algunas constancias (Ej: Constancia de título).
- **Plan:** Plan de la carrera
- **Título:** Título que otorga la realización de la carrera o curso. El valor de este campo se usará en algunas constancias.
- **Máxima cantidad de llamados transcurridos:** La cantidad máxima de llamados transcurridos a mesas antes de que el alumno la vuelva a recursar.
- **Máxima cantidad de llamados presentes:** Cantidad máxima de llamados presentes a una mesa que se le permite a un alumno. Pasada esta cantidad de llamados, el alumno recursa.
- **Activa:** Indica si la carrera se encuentra activa en el sistema.
- **Inscripción Pública:** Si se encuentra activo el módulo de inscripciones, indica si se permite inscribirse a la carrera desde el formulario de inscripción.
- **Requiere fotocopia de alumno:** Indica si para dar de alta un nuevo alumno a la carrera debe presentar fotocopia de documento.
- **Requiere documentación Previa:** Indica si para dar de alta el alumno nuevo deberá presentar fotocopia del título secundario, certificado de alumno regular o constancia de título en trámite
(\*) *Las opciones del campo puede variar dependiendo de la institución.*
#### **2.2) ¿Cómo configurar el plan de carrera? (materias de una carrera)**
Para configurar el plan de la carrera, es decir configurar que materias tiene cada carrera (e indicar a que año pertenece la materia, entre otros datos), tendremos que ir al menú:
***Administración** -> **Carreras***
Y hacer click en el botón de **Materias** (de la Carrera deseada)
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651781694149-22-16.png)
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651781703253-39-41.png)
Utilizar las Materias Base no es obligatorio y podemos completar o medicar manualmente los campos de Materia, Tipo de Aula Requerido, Color, etc.
Podemos hacer clic en:
- El panel **Otras Opciones** para editar información adicional de la materia
- El panel **Correlativas**, para configurar las correlatividades de la materia. Este panel aparece únicamente cuando estamos editandouna materia existente (no al estar creando una nueva). Esto sucede ya que es necesario crear primero todas las materias de una carrera, y luego se podrán configurar las correlatividades de cada una. Para más información sobre cómo configurar las correlatividades, puede ver el artículo de Correlatividades.
Para finalizar, hacemos click en **Guardar**.
#### **2.3) Jerarquía de Carreras**
El sistema permite establecer una jerarquía entre carreras, indicando cuál la precede, es decir, una "Carrera Padre". Esto puede ser útil para armar un Plan de Estudio para los estudiantes.
En el caso de un instituto de Nivel Medio, podríamos tener por ej. una Carrera de "Ciclo Básico Común" y luego otra Carrera de "Bachillerato en Comunicación".
Tener en cuenta que la opción de vincular Carreras aparece únicamente al editar una Carrera, no está presente al dar de alta una Carrera nueva.
El sistema se podría configurar de forma tal que el "Bachillerato en Comunicación" tenga como "Carrera Padre" al "Ciclo Básico Común".
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651781754589-35-47.png)
Qué ventajas tiene realizar esta configuración?
Normalmente dentro del sistema, cuando se ingresa a la solapa de "Carrera" dentro de la ficha de los estudiantes, se muestran las materias de la Carrera de la matrícula actual del estudiante. La utilizad de esta funcionalidad es que el sistema va a mostrar las materias de ambas carreras vinculadas.
**IMPORTANTE**: Sólo se van a poder vincular Carreras que pertenezcan al mismo Grupo de Carreras.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651781783694-42-47.png)
# 3) Configurar Comisiones
#### 3.1) ¿Cómo crear una Comisión?
530 - Administración - Acceso a la Pantalla de Gestión de Cursos/Comisión
Para crear una comisión se debe acceder al menú **Administración -> Comisiones** y luego haciendo clic en el botón "Crear Nueva Comisión".
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651781892796-02-00.png)
- ***Ciclo:*** *El ciclo de la comisión*
- ***Carrera:*** *La carrera a la que pertenece la comisión*
- ***Turno:*** *Días y horarios de la comisión. No es un dato obligatorio. Puede crear un nuevo turno para especificar los días y horarios que se cursa en la comisión haciendo click en "Nuevo Turno".*
- ***Nombre:*** *Nombre de la comisión*
- ***Descripción para impresión:*** *Establece cual será la descripción que aparecerá en las constancias y formularios. En caso de estar vacío se usará el nombre de la Comisión.*
- ***Año:*** *Año de la comisión*
- ***Activo:*** *Indica si la comisión se encuentra activa permitiendo que aparezca en distintos listados del sistema (Ej: En la asignación de la comisión a un alumno). En caso de querer "eliminar" la comisión, se debe desactivar, es decir, destildar la opción.*
- ***Incorporar Materias del Plan de Estudios:*** *Agrega a esta Comisión las materias establecidas en el plan de la carrera, de acuerdo al año elegido. Para esto es necesario que previamente se haya configurado el plan de la carrera.*
Una vez finalizada la carga de los datos, hacer clic en "**Guardar**".
#### **3.2) ¿Cómo configurar una cursada?**
Los campos de las pantallas pueden variar dependiendo del instituto Información complementaria en el Manual del Timetable (Cronograma) ([Paso 4 - Configurar Cursadas](https://docs.quinttos.com/books/cronograma-manual-de-usuario/page/paso-4-configurar-cursadas "Paso 4) Configurar Cursadas")).
***Administración -> Cursadas***
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782409679-43-05.png)
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782418959-45-03.png)
Para configurar los días y horarios en que se dicta esta materia se debe utilizar el Timetable (Cronograma). Referirse el Manual del Cronograma ([Paso 4 - Configurar Cursadas](https://docs.quinttos.com/books/cronograma-manual-de-usuario/page/paso-4-configurar-cursadas "Paso 4) Configurar Cursadas")) para mayor información.
Para excluir algunos días específicos en los que NO se cursará esta materia. Esto serán excepciones puntuales. En el caso de los Feríados deberán cargarse dentro del menú de Feriados como se menciona en el instructivo indicado al principio de esta ayuda.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782458383-45-42.png)
Una vez completada toda la información haremos click en "**Guardar**", para dejar asentada en el sistema la información de cursada de esta materia.
Replicaremos este proceso para todas las Materias, de todas las Comisiones que se deban configurar.
Para simplificar el proceso de configuración, puede utilizar la actualización masiva presente en el listado de cursadas.
***Administración -> Cursadas***
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782476918-20-33.png)
Seleccione uno o más registros de cursadas y actualice uno o más campos para actualizar masivamente.
A continuación se pude ver un video explicativo: [https://drive.google.com/file/d/1pNCrsk7YS40MAD2z4jVsnE6aZMcqsmB9/preview](https://drive.google.com/file/d/1pNCrsk7YS40MAD2z4jVsnE6aZMcqsmB9/preview)
# 4) Cargar Docentes
#### **4.1) ¿Cómo dar de Alta y gestionar un Docente?**
725 - Personas - Alta y Modificación de Docentes/Profesores/Maestros
780 - Personas - Asignar Materias a Docente
Para registrar un nuevo docente (que no exista todavía en Quinttos), es necesario acceder al menú:
**Menú --> Personas/Personal -> Nuevo Docente**
Se mostrará el formulario de paso a paso (Wizard) para completar los datos personales del nuevo docente.
Para finalizar, hacer clic en el botón **Guardar y Finalizar.**
ACLARACIÓN IMPORTANTE: Todos los datos asociados al Docente (a excepción de las Materias Asignadas), no tiene ninguna interacción con el resto del sistema.
***LUEGO DE CREAR AL DOCENTE***
Luego el sistema nos mostrará el siguiente mensaje, indicando que el Docente ya se encuentra creado como **Persona** en el sistema, pero aún no cuenta con un **Usuario** para acceder:
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782649098-06-34.png)
Entonces, debemos dirigimos a la parte inferior de la pantalla y haremos clic en el botón **Más Opciones** y luego en **Crear Usuario**.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782664833-07-19.png)
Allí tendremos que elegir un nombre de usuario y definir Roles y Grupos.
Como se muestra en la siguiente captura, si el docente se llama Juan Perez, colocaremos en su nombre de usuario: **jperez**
Luego elegiremos el **Rol Principal** = **Docente**
Dentro de **Acceso al Sistema**, tildaremos la casilla: **Activo**
Y dentro de **Grupos**, tildaremos la casilla: **Docente**
Y como Carrera/ Nivel principal, el nivel al que pertenece.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782684553-10-26.png)
El resto de los campos los dejaremos como aparecen por defecto.
Para finalizar usaremos el botón **Guardar**.
Veremos que antes de Guardar el sistema nos indica que el docente tendrá por defecto la contraseña: **\*quinttos1234\*** (incluyendo los asteriscos)
# 5) Cargar Preceptores/Coordinadores
#### **5.1) ¿Cómo dar de Alta y gestionar un Preceptor/a o Coordinador/a?**
782 - Personas - Asignar Materias a Preceptores
Para registrar un nuevo docente (que no exista todavía en Quinttos), es necesario acceder al menú:
***Administración --> Personal -> Nuevo Preceptor/Coordinador***
Se mostrará el formulario de paso a paso (Wizard) para completar los datos personales del nuevo preceptor.
Para finalizar, hacer clic en el botón **Guardar y Finalizar.**
***LUEGO DE CREAR AL PRECEPTOR/A - COORDINADOR/A***
Luego el sistema nos mostrará el siguiente mensaje, indicando que el/la Preceptor/a ya se encuentra creado como **Persona** en el sistema, pero aún no cuenta con un **Usuario** para acceder:
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782781429-45-02.png)
Entonces, debemos dirigimos a la parte inferior de la pantalla y haremos clic en el botón **Más Opciones** y luego en **Crear Usuario**.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782795533-45-39.png)
Allí tendremos que elegir un nombre de usuario y definir Roles y Grupos.
Como se muestra en la siguiente captura, si el docente se llama Juan Perez, colocaremos en su nombre de usuario: **jperez**
Luego elegiremos el **Rol Principal** = **Preceptor/Coordinador**
Dentro de **Acceso al Sistema**, tildaremos la casilla: **Activo**
Y dentro de **Grupos**, tildaremos la casilla: **Preceptor/Coordinador**
Y como Carrera/ Nivel principal, el nivel al que pertenece. Luego podremos agregar más Carreras desde el listado de Carreras Adicionales
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782814820-47-53.png)
El resto de los campos los dejaremos como aparecen por defecto.
Para finalizar usaremos el botón **Guardar**.
Veremos que antes de Guardar el sistema nos indica que el docente tendrá por defecto la contraseña: **\*quinttos1234\*** (incluyendo los asteriscos)
####
#### 5.2) **¿Cómo asignar o quitar Cursos a los preceptores/coordinadores?**
Esto se realiza desde la ficha del preceptor/coordinador.
**ATENCIÓN: Si el preceptor tiene múltiples roles, como puede ser Preceptor y Administrativo, cerciorarse de que estemos visualizando la ficha del preceptor. En la figura a continuación se muestra una opción para cambiar entre las fichas de los diferentes roles.**
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782906494-54-19.png)
En la parte inferior de la ficha se encuentra la sección de **Asignación de Cursos**
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782920362-56-01.png)
Una vez seleccionados uno o más cursos, debemos presionar el botón de Guardar. El sistema listará los cursos asociados al Perceptor/Coordinador y también dará la opción de quitar la asociación.
# 6) Asignar Comisiones / Cursadas
#### **6.1) ¿Cómo asignar o quitar docentes a las cursadas?**
Recordar que **previamente** se deben haber realizado los siguientes pasos:
- Crear los docentes
- Crear la/s Carrera/s
- Definir las Materias de las Carreras
- Crear las Comisiones, verificando que queden asociadas a las Materias correspondientes.
- Definir los horarios de las Materias de cada Comisión.
Al realizar los últimos dos puntos, habremos definido las "Cursadas".
Existen 3 formas de asignar docentes a las cursadas, a continuación se lista cada una de ellas:
##### Opción 1) Ficha del Docente
Para asignar Cursadas a un docente, podemos ir a la ficha del docente escribiendo su nombre sobre el buscador de persona, o desde el menú ***Persona->Buscador***.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651782982731-14-47.png)
Al final de la ficha, se encuentra la sección **Asignación de Cursadas**.
Dentro del campo Comisiones/Materias podemos tipear el nombre de la materia y el sistema nos listará aquellas cursadas que coincidan con el texto ingresado. Debemos seleccionar también el tipo de docente para esa cursada, es decir, si es Titular, Suplente, etc.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651783004416-17-15.png)
Haciendo click sobre alguna de ellas se asociará al docente.
Por último, hacer click en el botón "Guardar" para aplicar los cambios.
En el caso de querer desvincular a un docente de una materia, se debe hacer click en el ícono señalado en la siguiente imagen:
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651783021818-19-14.png)
También se presenta la opción de asociar un aula fija para el docente para esta cursada.
##### Opción 2) Desde la configuración de la Cursada
***Administración -> Cursadas***
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651783046323-48-08.png)
##### Opción 3) Desde el detalle de la cursada
Hay un par de opciones para llegar a esta pantalla, la primera de ellas es:
***Administración -> Cursadas***, opción de Ver (ver captura de Opción 2).
o
Utilizar el buscador superior e ingresar a la Cursada
Una vez dentro del Detalle de la Cursada, dentro del recuadro **Agregar docente** podemos tipear el Nombre, Apellido o Documento del docente a buscar. Al seleccionarlo, quedará asociado a la Cursada en cuestión.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651783075661-51-59.png)
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651783084180-52-48.png)
#### **6.2) ¿Cómo cargar o modificar el Estado de las Materias a los estudiantes?**
En este instrutivo se detalla como cargar el Estado de las Materias de un Alumno/a. Es decir, definir que materias aprobó, llevó a final, recursó, etc, previamente.
Para esto, debemos acceder a la ficha del alumno/a en cuestión, y dirigirnos a la solapa **Carrera.**
Allí veremos el listado de las materias pertenecientes a su carrera.
Para cada una de las materias que deseemos, usaremos el botón "**Agregar**", como se muestra en la siguiente captura:
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651783140154-41-12.png)
A continuación, se deben completar obligatoriamente los campos:
- **Ciclo**
- **Período**
- **Estado Materia**
Y luego hacer clic en el botón Guardar para aplicar los cambios.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651783159625-43-28.png)
El resto de los campos se pueden completar, pero son opcionales.
Al guardar los cambios, veremos que la materia figura con el Estado cargado:
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651783175639-50-59.png)
Para modificar y/o eliminar el estado de la materia, debemos hacer clic en "Agregar/Editar Estado". El sistema nos llevará a una pantalla para eliminar el mismo.
#### 6.3) ¿Cómo asignar Alumnos/as a las Comisiones?
Existen diferentes formas de asignar a los alumnos a las Cursadas, a continuación se lista cada una de ellas:
IMPORTANTE: Es posible que algunas de estas opciones no se encuentren disponibles en la implementación de su Institución.
ATENCIÓN: Es posible que los alumnos ya hayan quedado asociados a las cursadas luego de la importación inicial de datos.
##### A) Mediante ficha del Estudiante
Dentro de la ficha de un Estudiante ingresamos a la solapa de:
***Administración -> Cursos***
Opción de "VER".
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651783313491-25-42.png)
Esto nos lleva a una pantalla en donde podremos vincular alumnos al curso.
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2022-05/image-1651783324223-00-30.png)
# Configuraciones Generales
# Configuración del correo
Para que el sistema envíe mails a los usuarios, ya sean administradores, docentes, responsables o alumnos, es necesario que se encuentre configurada una casilla de correo desde donde se enviará.
Los datos necesarios para configurarlo son los siguientes, en caso de que se haga por SMTP:
1. Dirección del servidor SMTP
2. Puerto
3. Nombre de la cuenta
4. Tipo de autentificación
5. Tipo de autentificación
6. Password de la cuenta de correo
7. Cuenta de correo
8. Permitir certificado autofirmado: SI/NO
[](https://docs.quinttos.com/uploads/images/gallery/2024-02/image-1707331587043.png)
Para configurarlo se debe acceder a
Gestión Academica --> Configuración --> Datos Auxiliares y una vez en esta pantalla, ir a "Centro de Notificaciones (Servicios)"
Desde allí podremos seleccionar el tipo de servicio y cargar las configuraciones del correo.