Primeros Pasos - Manual de Usuario
- Glosario
- 1) Establecer feriados y fechas de los períodos de cursadas
- 2) Configurar Carreras
- 3) Configurar Comisiones
- 4) Cargar Docentes
- 5) Cargar Preceptores/Coordinadores
- 6) Asignar Comisiones / Cursadas
- Configuraciones Generales
Glosario
XXX - PERMISO - Indica el permiso necesario que debe tener el usuario para poder acceder a una pantalla del sistema o realizar una acción.
1) Establecer feriados y fechas de los períodos de cursadas
1.1) Cargar Feriados
522 - Administración - Acceso a la Pantalla de ABM de Feriados
523 - Administración - Edición de Feriados
- Descripción (Nombre del feriado)
- Fecha inicio
- Fecha hasta
1.2) ¿Cómo crear y configurar un período de cursada?
IMPORTANTE: Para crear un período de mesa (para finales, etc.) La única diferencia es que al momento de crear el período, es necesario TILDAR "Es periodo de Mesa o Saberes Previos".
2) Configurar Carreras
2.1) Materias/Niveles Base
Menú---> Gestión Académica---> Configuración---> Niveles Base
Quinttos permite la configuración de lo que llamamos "Materias Base". Las materias base son útiles para dejar una configuración previa y estandarizada para las materias que luego podremos usar en la asignación de Materias a Carreras para no tener que repetir información y mantener unificado por ejemplo el color que representa a todas las materias de matemática de los diferentes años.
Luego, al momento de asignar una materia a una carrera, podremos elegir la materia base de matemática, y el sistema va autocompletar estos campos.
IMPORTANTE: La única funcionalidad de las Materias Base es la de simplificar la carga de Materias.
2.2) ¿Cómo crear una Carrera/Plan/Propuesta Formativa?
Las imágenes de las pantallas, los valores de los campos y la distribución de los mismos pueden variar dependiendo de la institución
En la pantalla de "Nueva Carrera" se deben completar los campos que son obligatorios indicados con "*" y luego hacer clic en Guardar.
- Grupo Carrera (*): Sus valores pueden ser "Tecnicatura", "Formación Profesional", "Cursos Cortos", etc. Es importante destacar la diferencia entre un "Curso Corto" y los demás tipos. Los "Cursos Cortos" son cursos que no tienen un plan de estudio, materias en distintos años dictandose en distintos períodos (1er cuatrimestre, 1er bimestre, etc) y, por lo general, tiene una duración de pocos días.
- Código: Usado para identificar a la carrera con cualquier vínculo externo con algún otro sistema.
- Descripción: Descripción de la carrera/curso en el sistema.
- Descripción Oficial: Descripción Oficial de la carrera. El valor de este campo se usará en la generación de algunas constancias (Ej: Constancia de título).
- Plan: Plan de la carrera
- Título: Título que otorga la realización de la carrera o curso. El valor de este campo se usará en algunas constancias.
- Máxima cantidad de llamados transcurridos: La cantidad máxima de llamados transcurridos a mesas antes de que el alumno la vuelva a recursar.
- Máxima cantidad de llamados presentes: Cantidad máxima de llamados presentes a una mesa que se le permite a un alumno. Pasada esta cantidad de llamados, el alumno recursa.
- Activa: Indica si la carrera se encuentra activa en el sistema.
- Inscripción Pública: Si se encuentra activo el módulo de inscripciones, indica si se permite inscribirse a la carrera desde el formulario de inscripción.
- Requiere fotocopia de alumno: Indica si para dar de alta un nuevo alumno a la carrera debe presentar fotocopia de documento.
- Requiere documentación Previa: Indica si para dar de alta el alumno nuevo deberá presentar fotocopia del título secundario, certificado de alumno regular o constancia de título en trámite
(*) Las opciones del campo puede variar dependiendo de la institución.
2.2) ¿Cómo configurar el plan de carrera? (materias de una carrera)
Utilizar las Materias Base no es obligatorio y podemos completar o medicar manualmente los campos de Materia, Tipo de Aula Requerido, Color, etc.
- El panel Otras Opciones para editar información adicional de la materia
- El panel Correlativas, para configurar las correlatividades de la materia. Este panel aparece únicamente cuando estamos editandouna materia existente (no al estar creando una nueva). Esto sucede ya que es necesario crear primero todas las materias de una carrera, y luego se podrán configurar las correlatividades de cada una. Para más información sobre cómo configurar las correlatividades, puede ver el artículo de Correlatividades.
2.3) Jerarquía de Carreras
IMPORTANTE: Sólo se van a poder vincular Carreras que pertenezcan al mismo Grupo de Carreras.
3) Configurar Comisiones
3.1) ¿Cómo crear una Comisión?
530 - Administración - Acceso a la Pantalla de Gestión de Cursos/Comisión
Para crear una comisión se debe acceder al menú Administración -> Comisiones y luego haciendo clic en el botón "Crear Nueva Comisión".
- Ciclo: El ciclo de la comisión
- Carrera: La carrera a la que pertenece la comisión
- Turno: Días y horarios de la comisión. No es un dato obligatorio. Puede crear un nuevo turno para especificar los días y horarios que se cursa en la comisión haciendo click en "Nuevo Turno".
- Nombre: Nombre de la comisión
- Descripción para impresión: Establece cual será la descripción que aparecerá en las constancias y formularios. En caso de estar vacío se usará el nombre de la Comisión.
- Año: Año de la comisión
- Activo: Indica si la comisión se encuentra activa permitiendo que aparezca en distintos listados del sistema (Ej: En la asignación de la comisión a un alumno). En caso de querer "eliminar" la comisión, se debe desactivar, es decir, destildar la opción.
- Incorporar Materias del Plan de Estudios: Agrega a esta Comisión las materias establecidas en el plan de la carrera, de acuerdo al año elegido. Para esto es necesario que previamente se haya configurado el plan de la carrera.
3.2) ¿Cómo configurar una cursada?
Los campos de las pantallas pueden variar dependiendo del instituto Información complementaria en el Manual del Timetable (Cronograma) (Paso 4 - Configurar Cursadas).
Administración -> Cursadas
Para configurar los días y horarios en que se dicta esta materia se debe utilizar el Timetable (Cronograma). Referirse el Manual del Cronograma (Paso 4 - Configurar Cursadas) para mayor información.
Para excluir algunos días específicos en los que NO se cursará esta materia. Esto serán excepciones puntuales. En el caso de los Feríados deberán cargarse dentro del menú de Feriados como se menciona en el instructivo indicado al principio de esta ayuda.
Seleccione uno o más registros de cursadas y actualice uno o más campos para actualizar masivamente.
A continuación se pude ver un video explicativo: https://drive.google.com/file/d/1pNCrsk7YS40MAD2z4jVsnE6aZMcqsmB9/preview
4) Cargar Docentes
4.1) ¿Cómo dar de Alta y gestionar un Docente?
725 - Personas - Alta y Modificación de Docentes/Profesores/Maestros
780 - Personas - Asignar Materias a Docente
ACLARACIÓN IMPORTANTE: Todos los datos asociados al Docente (a excepción de las Materias Asignadas), no tiene ninguna interacción con el resto del sistema.
Entonces, debemos dirigimos a la parte inferior de la pantalla y haremos clic en el botón Más Opciones y luego en Crear Usuario.
5) Cargar Preceptores/Coordinadores
5.1) ¿Cómo dar de Alta y gestionar un Preceptor/a o Coordinador/a?
782 - Personas - Asignar Materias a Preceptores
Entonces, debemos dirigimos a la parte inferior de la pantalla y haremos clic en el botón Más Opciones y luego en Crear Usuario.
5.2) ¿Cómo asignar o quitar Cursos a los preceptores/coordinadores?
Esto se realiza desde la ficha del preceptor/coordinador.
ATENCIÓN: Si el preceptor tiene múltiples roles, como puede ser Preceptor y Administrativo, cerciorarse de que estemos visualizando la ficha del preceptor. En la figura a continuación se muestra una opción para cambiar entre las fichas de los diferentes roles.
En la parte inferior de la ficha se encuentra la sección de Asignación de Cursos
6) Asignar Comisiones / Cursadas
6.1) ¿Cómo asignar o quitar docentes a las cursadas?
- Crear los docentes
- Crear la/s Carrera/s
- Definir las Materias de las Carreras
- Crear las Comisiones, verificando que queden asociadas a las Materias correspondientes.
- Definir los horarios de las Materias de cada Comisión.
Opción 1) Ficha del Docente
Opción 2) Desde la configuración de la Cursada
Opción 3) Desde el detalle de la cursada
6.2) ¿Cómo cargar o modificar el Estado de las Materias a los estudiantes?
6.3) ¿Cómo asignar Alumnos/as a las Comisiones?
IMPORTANTE: Es posible que algunas de estas opciones no se encuentren disponibles en la implementación de su Institución.
ATENCIÓN: Es posible que los alumnos ya hayan quedado asociados a las cursadas luego de la importación inicial de datos.
A) Mediante ficha del Estudiante
Allí, se puede visualizar el Curso Actual y podemos asignar un Nuevo Curso
B) Mediante el Detalle de un Curso
Esto nos lleva a una pantalla en donde podremos vincular alumnos al curso.
Configuraciones Generales
Configuración del correo
Para que el sistema envíe mails a los usuarios, ya sean administradores, docentes, responsables o alumnos, es necesario que se encuentre configurada una casilla de correo desde donde se enviará.
Los datos necesarios para configurarlo son los siguientes, en caso de que se haga por SMTP:
- Dirección del servidor SMTP
- Puerto
- Nombre de la cuenta
- Tipo de autentificación
- Tipo de autentificación
- Password de la cuenta de correo
- Cuenta de correo
- Permitir certificado autofirmado: SI/NO
Para configurarlo se debe acceder a
Gestión Academica --> Configuración --> Datos Auxiliares y una vez en esta pantalla, ir a "Centro de Notificaciones (Servicios)"
Desde allí podremos seleccionar el tipo de servicio y cargar las configuraciones del correo.