Primeros Pasos - Manual de Usuario

Glosario

Matrícula: Es importante entender el concepto de Matrícula en términos académicos dentro de Quinttos y no confundirse con una cuota de tipo Matrícula. La Matrícula de un estudiante es un número (un código) asignado por el sistema Quinttos para identificar a un estudiante haciendo una Carrera puntual. Por ejemplo, si un estudiante está cursando una carrera de Primario tendrá un número de matrícula asociado y si ese mismo estudiante además está realizando un curso corto o pasa al secundario, será necesario crear una nueva matrícula y el sistema otorgará un nuevo número.

Grupo Carrera: Se utiliza para identificar carreras que pertenecen al mismo nivel. Por ejemplo si nuestro instituto maneja varias orientaciones de secundario, cada orientación sera una carrera pero todas pertenecerán al grupo carrera de Secundario.

Cursada: El concepto de Cursada es el de una entidad que agrupa a un Docente dando una Materia de un curso en un horario dado.


A lo largo de los artículos puede encontrar referencias como las siguientes: 

XXX - PERMISO - Indica el permiso necesario que debe tener el usuario para poder acceder a una pantalla del sistema o realizar una acción. 

1) Establecer feriados y fechas de los períodos de cursadas

1.1) Cargar Feriados

522 - Administración - Acceso a la Pantalla de ABM de Feriados

523 - Administración - Edición de Feriados

Es importante veificar que todos los feriados se encuentren cargados antes de comenzar a operar el sistema, ya que serán tenidos en cuenta (entre otras cosas) para el cálculo de horas totales de cursada. Por eso, se debe realizar esto antes de cargar las carreras, materias y comisiones en Quinttos.

Para cargar, modificar o eliminar feriados registrados en Quinttos debemos dirigirnos al menú:
Gestión académica --> Configuración -->  Fechas y Períodos --> Feriados.

Se nos presentará una pantalla como la que se muestra a continuación:

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En la parte inferior de la pantalla, veremos un listado de los Feriados ya existentes en el sistema. Podemos eliminar algún feriado, haciendo click en el botón rojo (con forma de tacho de basura).

Y en la parte superior, podremos cargar nuevos Feriados en el sistema. Para esto tendremos que completar:
Y luego presionar el botón Guardar. 

1.2) ¿Cómo crear y configurar un período de cursada?


Veremos como configurar los períodos de cursada según corresponda (1° cuatrimestre, 2° cuatrimestre, Anual, etc).

Para esto debemos dirigirnos al menú:
Gestión académica --> Configuración -->  Fechas y Períodos 

IMPORTANTE: Para crear un período de mesa (para finales, etc.) La única diferencia es que al momento de crear el período, es necesario TILDAR "Es periodo de Mesa o Saberes Previos".

2) Configurar Carreras

2.1) Materias/Niveles Base

Menú---> Gestión Académica---> Configuración---> Niveles Base

Quinttos permite la configuración de lo que llamamos "Materias Base". Las materias base son útiles para dejar una configuración previa y estandarizada para las materias que luego podremos usar en la asignación de Materias a Carreras para no tener que repetir información y mantener unificado por ejemplo el color que representa a todas las materias de matemática de los diferentes años.


Por ejemplo, podemos crear una Materia base de Matemática, en donde le especificamos el nombre de la materia base, que tipo de aula se requiere para la materia y un color que la represente:

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Luego, al momento de asignar una materia a una carrera, podremos elegir la materia base de matemática, y el sistema va autocompletar estos campos.

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IMPORTANTE: La única funcionalidad de las Materias Base es la de simplificar la carga de Materias.

2.2) ¿Cómo crear una Carrera/Plan/Propuesta Formativa?

Para crear una Carrera ingresamos en:

Gestión Académica -> Configuración--> Carreras.
En esa pantalla se listaran todas las carreras existentes en el sistema.

Si se desea crear una nueva carrera se debe hacer click en el botón Crear Nueva Carrera.

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Las imágenes de las pantallas, los valores de los campos y la distribución de los mismos pueden variar dependiendo de la institución

En la pantalla de "Nueva Carrera" se deben completar los campos que son obligatorios indicados con "*" y luego hacer clic en Guardar.

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(*) Las opciones del campo puede variar dependiendo de la institución.

2.2) ¿Cómo configurar el plan de carrera? (materias de una carrera)

Para configurar el plan de la carrera, es decir configurar que materias tiene cada carrera (e indicar a que año pertenece la materia, entre otros datos), tendremos que ir al menú:
Administración -> Carreras
Y hacer click en el botón de Materias (de la Carrera deseada)

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Utilizar las Materias Base no es obligatorio y podemos completar o medicar manualmente los campos de Materia, Tipo de Aula Requerido, Color, etc. 


Podemos hacer clic en:
Para finalizar, hacemos click en Guardar.

2.3) Jerarquía de Carreras


El sistema permite establecer una jerarquía entre carreras, indicando cuál la precede, es decir, una "Carrera Padre". Esto puede ser útil para armar un Plan de Estudio para los estudiantes.
En el caso de un instituto de Nivel Medio, podríamos tener por ej. una Carrera de "Ciclo Básico Común" y luego otra Carrera de "Bachillerato en Comunicación".

Tener en cuenta que la opción de vincular Carreras aparece únicamente al editar una Carrera, no está presente al dar de alta una Carrera nueva.

El sistema se podría configurar de forma tal que el "Bachillerato en Comunicación" tenga como "Carrera Padre" al "Ciclo Básico Común".

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Qué ventajas tiene realizar esta configuración?
Normalmente dentro del sistema, cuando se ingresa a la solapa de "Carrera" dentro de la ficha de los estudiantes, se muestran las materias de la Carrera de la matrícula actual del estudiante. La utilizad de esta funcionalidad es que el sistema va a mostrar las materias de ambas carreras vinculadas.

IMPORTANTE: Sólo se van a poder vincular Carreras que pertenezcan al mismo Grupo de Carreras.

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3) Configurar Comisiones

3.1) ¿Cómo crear una Comisión?

530 - Administración - Acceso a la Pantalla de Gestión de Cursos/Comisión

Para crear una comisión se debe acceder al menú Administración -> Comisiones y luego haciendo clic en el botón "Crear Nueva Comisión".

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Una vez finalizada la carga de los datos, hacer clic en "Guardar".

3.2) ¿Cómo configurar una cursada?

Los campos de las pantallas pueden variar dependiendo del instituto Información complementaria en el Manual del Timetable (Cronograma) (Paso 4 - Configurar Cursadas).

Administración -> Cursadas

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Para configurar los días y horarios en que se dicta esta materia se debe utilizar el Timetable (Cronograma). Referirse el Manual del Cronograma (Paso 4 - Configurar Cursadas) para mayor información.

Para excluir algunos días específicos en los que NO se cursará esta materia. Esto serán excepciones puntuales. En el caso de los Feríados deberán cargarse dentro del menú de Feriados como se menciona en el instructivo indicado al principio de esta ayuda.

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Una vez completada toda la información haremos click en "Guardar", para dejar asentada en el sistema la información de cursada de esta materia. 
Replicaremos este proceso para todas las Materias, de todas las Comisiones que se deban configurar.

Para simplificar el proceso de configuración, puede utilizar la actualización masiva presente en el listado de cursadas.
Administración -> Cursadas

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Seleccione uno o más registros de cursadas y actualice uno o más campos para actualizar masivamente.

A continuación se pude ver un video explicativo: https://drive.google.com/file/d/1pNCrsk7YS40MAD2z4jVsnE6aZMcqsmB9/preview


4) Cargar Docentes

4.1) ¿Cómo dar de Alta y gestionar un Docente?

725 - Personas - Alta y Modificación de Docentes/Profesores/Maestros

780 - Personas - Asignar Materias a Docente

Para registrar un nuevo docente (que no exista todavía en Quinttos), es necesario acceder al menú: 
Menú --> Personas/Personal -> Nuevo Docente

Se mostrará el formulario de paso a paso (Wizard) para completar los datos personales del nuevo docente.
Para finalizar, hacer clic en el botón Guardar y Finalizar.

ACLARACIÓN IMPORTANTE: Todos los datos asociados al Docente (a excepción de las Materias Asignadas), no tiene ninguna interacción con el resto del sistema.

LUEGO DE CREAR AL DOCENTE

Luego el sistema nos mostrará el siguiente mensaje, indicando que el Docente ya se encuentra creado como Persona en el sistema, pero aún no cuenta con un Usuario para acceder:

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Entonces, debemos dirigimos a la parte inferior de la pantalla y haremos clic en el botón Más Opciones y luego en Crear Usuario.

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Allí tendremos que elegir un nombre de usuario y definir Roles y Grupos.
Como se muestra en la siguiente captura, si el docente se llama Juan Perez, colocaremos en su nombre de usuario: jperez

Luego elegiremos el Rol Principal = Docente

Dentro de Acceso al Sistema, tildaremos la casilla: Activo

Y dentro de Grupos, tildaremos la casilla: Docente

Y como Carrera/ Nivel principal, el nivel al que pertenece.

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El resto de los campos los dejaremos como aparecen por defecto.
Para finalizar usaremos el botón Guardar.

Veremos que antes de Guardar el sistema nos indica que el docente tendrá por defecto la contraseña: *quinttos1234* (incluyendo los asteriscos)

5) Cargar Preceptores/Coordinadores

5.1) ¿Cómo dar de Alta y gestionar un Preceptor/a o Coordinador/a?

782 - Personas - Asignar Materias a Preceptores

Para registrar un nuevo docente (que no exista todavía en Quinttos), es necesario acceder al menú: 
Administración --> Personal -> Nuevo Preceptor/Coordinador

Se mostrará el formulario de paso a paso (Wizard) para completar los datos personales del nuevo preceptor.
Para finalizar, hacer clic en el botón Guardar y Finalizar.

LUEGO DE CREAR AL PRECEPTOR/A - COORDINADOR/A

Luego el sistema nos mostrará el siguiente mensaje, indicando que el/la Preceptor/a ya se encuentra creado como Persona en el sistema, pero aún no cuenta con un Usuario para acceder:

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Entonces, debemos dirigimos a la parte inferior de la pantalla y haremos clic en el botón Más Opciones y luego en Crear Usuario.

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Allí tendremos que elegir un nombre de usuario y definir Roles y Grupos.
Como se muestra en la siguiente captura, si el docente se llama Juan Perez, colocaremos en su nombre de usuario: jperez

Luego elegiremos el Rol Principal = Preceptor/Coordinador

Dentro de Acceso al Sistema, tildaremos la casilla: Activo

Y dentro de Grupos, tildaremos la casilla: Preceptor/Coordinador

Y como Carrera/ Nivel principal, el nivel al que pertenece. Luego podremos agregar más Carreras desde el listado de Carreras Adicionales

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El resto de los campos los dejaremos como aparecen por defecto.
Para finalizar usaremos el botón Guardar.

Veremos que antes de Guardar el sistema nos indica que el docente tendrá por defecto la contraseña: *quinttos1234* (incluyendo los asteriscos)

 

5.2) ¿Cómo asignar o quitar Cursos a los preceptores/coordinadores?

 

Esto se realiza desde la ficha del preceptor/coordinador.

ATENCIÓN: Si el preceptor tiene múltiples roles, como puede ser Preceptor y Administrativo, cerciorarse de que estemos visualizando la ficha del preceptor. En la figura a continuación se muestra una opción para cambiar entre las fichas de los diferentes roles.


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En la parte inferior de la ficha se encuentra la sección de Asignación de Cursos

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Una vez seleccionados uno o más cursos, debemos presionar el botón de Guardar. El sistema listará los cursos asociados al Perceptor/Coordinador y también dará la opción de quitar la asociación.

6) Asignar Comisiones / Cursadas

6.1) ¿Cómo asignar o quitar docentes a las cursadas?


Recordar que previamente se deben haber realizado los siguientes pasos:
Al realizar los últimos dos puntos, habremos definido las "Cursadas".
Existen 3 formas de asignar docentes a las cursadas, a continuación se lista cada una de ellas:

Opción 1) Ficha del Docente

Para asignar Cursadas a un docente, podemos ir a la ficha del docente escribiendo su nombre sobre el buscador de persona, o desde el menú Persona->Buscador.

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Al final de la ficha, se encuentra la sección Asignación de Cursadas.
Dentro del campo Comisiones/Materias podemos tipear el nombre de la materia y el sistema nos listará aquellas cursadas que coincidan con el texto ingresado. Debemos seleccionar también el tipo de docente para esa cursada, es decir, si es Titular, Suplente, etc.

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Haciendo click sobre alguna de ellas se asociará al docente.
Por último, hacer click en el botón "Guardar" para aplicar los cambios.

En el caso de querer desvincular a un docente de una materia, se debe hacer click en el ícono señalado en la siguiente imagen:

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También se presenta la opción de asociar un aula fija para el docente para esta cursada.

Opción 2) Desde la configuración de la Cursada
Administración -> Cursadas

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Opción 3) Desde el detalle de la cursada
Hay un par de opciones para llegar a esta pantalla, la primera de ellas es:

Administración -> Cursadas, opción de Ver (ver captura de Opción 2).
o
Utilizar el buscador superior e ingresar a la Cursada

Una vez dentro del Detalle de la Cursada, dentro del recuadro Agregar docente podemos tipear el Nombre, Apellido o Documento del docente a buscar. Al seleccionarlo, quedará asociado a la Cursada en cuestión.

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6.2) ¿Cómo cargar o modificar el Estado de las Materias a los estudiantes?

En este instrutivo se detalla como cargar el Estado de las Materias de un Alumno/a. Es decir, definir que materias aprobó, llevó a final, recursó, etc, previamente.

Para esto, debemos acceder a la ficha del alumno/a en cuestión, y dirigirnos a la solapa Carrera. 
Allí veremos el listado de las materias pertenecientes a su carrera. 
Para cada una de las materias que deseemos, usaremos el botón "Agregar", como se muestra en la siguiente captura:

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A continuación, se deben completar obligatoriamente los campos:
- Ciclo 
- Período 
- Estado Materia 
Y luego hacer clic en el botón Guardar para aplicar los cambios.

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El resto de los campos se pueden completar, pero son opcionales.

Al guardar los cambios, veremos que la materia figura con el Estado cargado:

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Para modificar y/o eliminar el estado de la materia, debemos hacer clic en "Agregar/Editar Estado". El sistema nos llevará a una pantalla para eliminar el mismo.

6.3) ¿Cómo asignar Alumnos/as a las Comisiones?

Existen diferentes formas de asignar a los alumnos a las Cursadas, a continuación se lista cada una de ellas:

IMPORTANTE: Es posible que algunas de estas opciones no se encuentren disponibles en la implementación de su Institución.

ATENCIÓN: Es posible que los alumnos ya hayan quedado asociados a las cursadas luego de la importación inicial de datos.

A) Mediante ficha del Estudiante

Dentro de la ficha de un Estudiante ingresamos a la solapa de:

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Allí, se puede visualizar el Curso Actual y podemos asignar un Nuevo Curso

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B) Mediante el Detalle de un Curso

Administración -> Cursos

Opción de "VER".

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Esto nos lleva a una pantalla en donde podremos vincular alumnos al curso.

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Configuraciones Generales

Configuraciones Generales

Configuración del correo

Para que el sistema envíe mails a los usuarios, ya sean administradores, docentes, responsables o alumnos, es necesario que se encuentre configurada una casilla de correo desde donde se enviará.

Los datos necesarios para configurarlo son los siguientes, en caso de que se haga por SMTP:

  1. Dirección del servidor SMTP 
  2. Puerto 
  3. Nombre de la cuenta 
  4. Tipo de autentificación
  5. Tipo de autentificación
  6. Password de la cuenta de correo 
  7. Cuenta de correo 
  8. Permitir certificado autofirmado: SI/NO

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Para configurarlo se debe acceder a

Gestión Academica --> Configuración --> Datos Auxiliares y una vez en esta pantalla, ir a "Centro de Notificaciones (Servicios)"

Desde allí podremos seleccionar el tipo de servicio y cargar las configuraciones del correo.