Preguntas Frecuentes
- ¿Cómo genero un Saldo a Favor del Estudiante?
- ¿Cómo Quitar / Modificar becas de estudiantes?
- ¿Por qué no se genera la cuota de un alumno?
- ¿Cómo obtengo un Listado de Morosos?
- No se puede obtener plan de cuotas siguiente al actual
- ¿Cómo actualizar los valores de un plan de cuotas existente?
- ¿Cómo puedo crear un plan de cuotas que no sea mensual?
- ¿Cómo puedo eliminar un Movimiento (Pago)?
- ¿Cómo puedo duplicar un Plan de Cuotas?
- Notificar de pagos desde el portal de Estudiantes / Responsables
- ¿Cómo puedo generar Facturas Proforma?
- Por qué no se aplica una beca cuando genero una cuota?
- ¿Por qué no aparece la opción de pagar desde el portal de Estudiantes o Responsables?
¿Cómo genero un Saldo a Favor del Estudiante?
ACLARACIÓN: Al momento de asociar un saldo a favor existente (desde la pantalla donde se puede editar una cuota/matrícula) si se utiliza un Saldo a Favor por un importe mayor al de la cuota, el sistema marcará la cuota como pagada y dejará como saldo a favor el remanente. Por ej.: Supongamos que el estudiante tiene un saldo a favor de $5000 y lo queremos utilizar para saldar la deuda de una cuota cuyo valor es $4000, el sistema marcará paga la cuota y le dejará como saldo a favor restante $1000.
¿Cómo Quitar / Modificar becas de estudiantes?
Opción 1
- Beca: Este campo desplegable permitirá seleccionar todos los tipos de beca que creados previamente en el punto 1.
- % Beca: En este campo se deberá indicar cuál es el porcentaje que el sistema deberá tomar en cuenta para el cálculo del descuento (Colocar únicamente un número, no incluir el caracter '%'). Recordar que no importa lo que diga la descripción, sólo importa el valor de este campo!
- Responsable Beca: Este campo libre permite indicar si es necesario, el nombre de la persona que autoriza la beca en cuestión.
- Fecha Inicio: Indica cuando comienza a regir la Beca del estudiante
- Fecha Fin: Indica cuando finaliza la Beca del estudiante.
Opción 2
Buscar
el sistema va a mostrar a los estudiantes que cumplan con el filtro aplicado.¿Por qué no se genera la cuota de un alumno?
Hay 5 factores que puede influir en que la cuota de un alumno no se genere y se enumeran a continuación:
1) Que el estudiante no sea Alumno Regular o Inscripto (Depende de lo que se haya seleccionado al momento de generar la cuota y/o a menos que el parámetro de ignorar la situación del alumno esté configurado en su Plataforma)
ACCIÓN: Ingrese a la ficha de un estudiante y corrobore su Estado Académico.
2) Que el estudiante NO tenga Plan de Cuotas asociado
ACCIÓN: Ingrese a la ficha de un estudiante y corrobore que tenga un Plan de Cuotas asociado.
3) Que el estudiante no esté cursando materias en el ciclo al que pertenece el plan de cuotas (A menos que el parámetro de ignorar la cantidad de materias del alumno esté configurado en su Plataforma)
ACCIÓN: Ingrese a la ficha del estudiante, a la solapa de Cursos y verifique que esté cursando materias
4) Que el estudiante ya tenga creada la cuota del mes que está intentando generar
ACCIÓN: Ingrese a la ficha del estudiante, a la solapa de Cuotas y verifique que ya no tenga creada la cuota del mes año que intentó generar.
5) Que el plan de cuotas no contenga una cuota para el mes / año seleccionado. Esto se puede revisar ingresando a ver cómo quedo la configuración del Plan de Cuotas vinculado a la Carrera.
ACCIÓN: Ingresar a la ficha del estudiante, específicamente a la solapa de cuotas. Hacer click en el botón del "ojo" que se encuentra junto al nombre del Plan de Cuotas que tiene asociado el estudiante.
Esto nos lleva a ver el detalle de cómo quedo compuesto el Plan de Cuotas asociado a la Carrera. Verifique que tenga una cuota para el mes / año esperado.
Alternativamente, se puede llegar a la misma pantalla ingresando a:
"Gestión Financiera -> Planes de Cuotas -> Nuevo/Listado"
Presionar Editar para el plan de cuotas que intentó generar una cuota. En la parte inferior de la pantalla va a ver el listado de Planes de Cuotas asociados a la carrera. Presione editar en el Plan de Cuotas para el cuál se intentó generar la cuota y luego en el botón del "ojo" para la carrera correspondiente.
Esto nos lleva a ver el detalle de cómo quedo compuesto el Plan de Cuotas asociado a la Carrera. Verifique que tenga una cuota para el mes / año esperado.
¿Cómo obtengo un Listado de Morosos?
Opción 1
194 - Cobranza - Acceso al listado de Cuotas.
La primera posibilidad es ingresar al listado de Cuotas (Gestión Financiera -> Cuotas) y filtrar por aquellas que se encuentren Vencidas.
Opción 2
550 - Administración - Acceso a la Pantalla de Reportes
Dentro del módulo de Reportes, utilizar el reporte de "Deudores entre Fechas' dentro de la categoría de "Cobranza".
ATENCIÓN: Si su usuario no cuenta con este reporte, es posible que no tenga el permiso necesario para verlo. Debe solicitar el acceso al mismo al personal Administrativo de la institución.
No se puede obtener plan de cuotas siguiente al actual
¿Cómo actualizar los valores de un plan de cuotas existente?
Opción 1)
Opción 2)
Desde esta pantalla podremos editar los adicionales de las cuotas para alterar su valor u otros datos relacionados con las cuotas del Plan.
Tener en cuenta que se está editando las cuotas específicas del Plan de Cuotas asociado a una Carrera en particular. A diferencia de la opción 1 presentada más arriba en donde se modifican todos los PCC del Plan de Cuotas.
¿Cómo puedo crear un plan de cuotas que no sea mensual?
A continuación se muestra un video informativo:
https://drive.google.com/file/d/1Y-Bv3D-WplT7igYIt6CkyET-5_q0krBo/preview
¿Cómo puedo eliminar un Movimiento (Pago)?
Para eliminar un movimiento (o Pago) debemos ingresar al listado de movimientos. Gestión Financiera -> Movimientos.
El sistema marcará el Movimiento (pago) como cancelado y la cuota volverá al estado previo al pago.
IMPORTANTE - Un movimiento podrá ser eliminado, siempre y cuando no tenga factura/recibo electrónico asociado, en cuyo caso deberá realizarse una nota de crédito. Para más información acerca de cómo crear una Nota de Crédito, referirse a la hoja de "Cuotas y Cobranzas" -> "NOTAS DE CREDITO" del presente manual.
¿Cómo puedo duplicar un Plan de Cuotas?
Muchas veces puede ser necesario copiar un plan de cuotas existente, esto es común en un nuevo ciclo lectivo, cuando queremos mantener la mayor parte de la configuración de uno o más Planes de Cuotas existentes, pero hacer algunos ajustes para el nuevo Ciclo Lectivo.
Para duplicar un Plan de Cuotas debemos ingresar al ABM de Planes de Cuotas: "Gestión Financiera -> Configuración -> Planes de Cuotas".
En la parte inferior de la pantalla se listan los planes de Cuotas Existentes, tal como se muestra en la siguiente figura:
Para duplicar uno o más Planes de Cuotas, debemos tildar las filas que queramos duplicar y presionar el botón "Duplicar Planes de Cuotas".
El sistema va a generar un Plan de Cuotas nuevo por cada registro seleccionado anteponiendo la leyenda de "Copia de ...."
Notificar de pagos desde el portal de Estudiantes / Responsables
Esta funcionalidad se encuentra en modo BETA
A partir de la versión [4.49] los Estudiantes y/o Responsables podrán notificar de pagos realizados, por fuera de Quinttos, mediante la plataforma.
Para ello, se deberá activar el parámetro de "Habilitar comprobantes de pago portal Alumnos/Responsables" que se encuentra en la configuración general del sistema.
Una vez habilitado el parámetro, en el portal de los Estudiantes y Responsables, dentro la opción de menú de "Cuotas" se habilita un nuevo botón llamado: "Notificar pago":
Se deberá ingresar la fecha en que se hizo el pago, el importe pagado, adjuntar un archivo con el comprobante de pago, colocar un título (Descripción) y escribir un detalle de lo que se está abonando (por si por ej. se ha hecho una transferencia por una o más cuotas).
Los campos marcados con un * son obligatorios.
El presionar enviar, los usuarios administrativos van a recibir una notificación mediante el Centro de Notificaciones, aquellos que tengan el permiso de "PERMISO_COBRANZA_REGISTRAR_MOVIMIENTO" y hayan optado por recibir esta notificación.
Los estudiantes y/o Responsables podrán eliminar comprobantes siempre y cuando éstos no se encuentren ya vinculados con un pago.
Gestión de Comprobantes Recibidos
Los usuarios administradores ingresando a la ficha del estudiante, al momento de registrar un pago, podrán seleccionar el comprobante de pago recibido. De esta forma, el pago (o movimiento) quedará vinculado con el comprobante que nos enviaron.
Al seleccionar un comprobante de pago, el sistema va a auto completar el campo importe con la información provista por los estudiantes/Responsables.
El campo importe no podrá ser modificado si se selecciona un comprobante.
En caso de que el valor informado en el pago supere el valor de la cuota/matricula a pagar, se debe tildar la opción de "Crear movimiento/saldo a favor".
Los comprobantes de pago se listan desde el más reciente al más antiguo y únicamente aquellos que no se encuentren vinculados con un pago.
Al desplegar el detalle de una cuota, podemos ver una opción para descargar el comprobante de pago asociado a la misma o eliminar el vinculo entre el Movimiento (Pago) y el comprobante.
Adicionalmente, en la solapa de Cuotas de los Estudiantes, hay un nuevo botón llamado: "Comprobantes de Pago" en donde se listan todos los comprobante que hayan subido los Estudiantes y/o Responsables.
Dese de este listado, podemos observar que comprobantes ya se encuentran vinculados con momentos, descargar el archivo adjunto e incluso eliminar comprobantes subidos (siempre y cuando no se encuentren asociados a un Movimiento).
Un mismo comprobante puede ser asociado a más de un pago.
Al hacer click en el botón de "Vincular a Movimiento", el sistema nos va a mostrar una ventana emergente en donde podremos seleccionar uno o más Movimientos (Pagos) con los cuales vincular el Comprobante de pago.
Es posible también editar el importe informado. Al hacer click en el botón de Editar, se va a desplegar una ventana emergente como la siguiente:
¿Cómo puedo generar Facturas Proforma?
Quinttos permite la generación de facturas proforma, son "facturas" generadas a partir de Documentos (sin necesidad de que exista un pago / movimiento).
Para habilitar esta funcionalidad, es necesario ingresar a la configuración general del sistema y activar el parámetro de "Habilitar Facturas Proforma" dentro de la categoría de Cobranza.
Para que aparezca el botón de generación, se deben cumplir las siguientes condiciones:
- Habilitado el parámetro general de cobranza "Habilitar Facturas Proforma"
- Que tenga el alumno opción configuración (con qué CUIT se factura) y datos de configuración (a qué CUIT se factura)
- Que la opción de facturación admita recibos o factura electrónica
Una vez que se active el parámetro, en la solapa de cuotas del listado de estudiantes va a aparecer un nuevo botón (para cada Cuota / Matrícula)
Al presionar este botón el sistema va a generar un PDF con la Factura Proforma.
Tener en cuenta que esta opción se habilita únicamente para los usuarios administradores, no está presente en el portal de Estudiantes ni Responsables.
Por qué no se aplica una beca cuando genero una cuota?
Si cuando se genera la cuota de un alumno que debería estar becada y la Beca no se aplica a la Cuota, debemos revisar los siguientes puntos:
1) Revisar que exista la Afectación de Beca
2) Verificar que la afectación de la Beca esté configurada en el plan de Cuotas
3) Constatar que no hayamos configurado como items no alcanzados todos los adicionales del plan de cuotas
4) Ver que el estudiante tenga configurada una beca en su ficha, con un porcentaje y que la Cuota que se genera esté dentro del rango de vigencia de la beca
¿Por qué no aparece la opción de pagar desde el portal de Estudiantes o Responsables?
Si a los Estudiantes o Responsables no les aparece el botón de pagar en el listado de cuotas desde su portal, esto se puede deber a diversos motivos.
Recomendamos revisar las siguientes configuraciones:
- Los medios de pago que permiten pagos online como Mercado Pago o Decidir se encuentran habilitados y correctamente configurados?
- Verificar que no se encuentre activo el parámetro de Cobranza: "Bloquear el acceso al pago de cuotas"
- Verificar que el Estudiante en su ficha tenga seleccionada una "Configuración Facturación"