Preguntas Frecuentes

¿Cómo genero un Saldo a Favor del Estudiante?

Para gestionar un saldo a favor del estudiante, es necesario ingresar a la ficha personal y luego a la solapa Cuotas, en donde verá un botón llamado "Crear Movimiento/ Saldo a Favor".
Esto puede ser útil para los casos en que un estudiante transfiere un monto superior al de una cuota. O es posible que el sistema genere un saldo a favor cuando un estudiante paga dos veces la misma cuota mediante un pago automático.

A continuación se muestra un video explicativo:
https://drive.google.com/file/d/1_b5QeIx8XiHI6OWam_R4vZuOXXnvLPRv/preview

También es posible crear un saldo a favor para el estudiante directamente desde el popUP de pago de una Cuota/Matrícula.
En el ejemplo de la imagen siguiente, la cuota a pagar tiene un valor de $4000 y el estudiante nos transfirió a nuestra cuenta $5000. Al tildar la opción de "Crear movimiento/Saldo a favor (con la diferencia), el sistema marcará paga la cuota de $4000 y creará un saldo a favor por $1000.

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ACLARACIÓN: Al momento de asociar un saldo a favor existente (desde la pantalla donde se puede editar una cuota/matrícula) si se utiliza un Saldo a Favor por un importe mayor al de la cuota, el sistema marcará la cuota como pagada y dejará como saldo a favor el remanente. Por ej.: Supongamos que el estudiante tiene un saldo a favor de $5000 y lo queremos utilizar para saldar la deuda de una cuota cuyo valor es $4000, el sistema marcará paga la cuota y le dejará como saldo a favor restante $1000.


¿Cómo Quitar / Modificar becas de estudiantes?

En el caso que sea necesario quitar o modificar becas a los estudiantes, ya sea porque ha finalizado el año y la beca ya no aplica o hay que ajustar el porcentaje de alguna beca, existen dos opciones.
Opción 1
La primera es ingresar al alumno puntual, y modificar los datos de la beca.

Es importante considerar, que por cada matrícula, puede haber un único tipo de beca, es por ello que este proceso hay que realizarlo de forma individual para cada matrícula, es decir que si un estudiante está anotado en más de una carrera, hay que configurar la beca por cada una de ellas. 

Dentro de la ficha del estudiante, en la solapa Matrícula se encuentra en la parte inferior del formulario el apartado Información de la Matrícula, en el cual se encuentran los campos referidos a beca.

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Opción 2
Tenemos la posibilidad de modificar becas masivamente, es decir a múltiples estudiantes a la vez. Para ello acceder a Personas -> Actualización Masiva.

Allí, primeramente tendremos la opción de filtrar alumnos por su estado académico, comisión o incluso por la beca que tienen actualmente. Presionando el botón Buscar el sistema va a mostrar a los estudiantes que cumplan con el filtro aplicado.

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Luego, seleccionando uno o más alumnos y dentro de los datos de la sección de "Actualización Masiva" -ubicados en la parte inferior de la pantalla- se podrá actualizar para todos los estudiantes seleccionados, su estado académico y/o datos de las becas. 

Si se selecciona como "Nueva Beca" la opción de "QUITAR BECA", esto dejará sin becas a los estudiantes elegidos.
A continuación, dejamos el link a un video de ayuda complementario:
https://drive.google.com/file/d/1dKq1R8GBN6AqwSg6flP8p0cI6AQ3btcl/preview

¿Por qué no se genera la cuota de un alumno?

Hay 5 factores que puede influir en que la cuota de un alumno no se genere y se enumeran a continuación:

1) Que el estudiante no sea Alumno Regular o Inscripto (Depende de lo que se haya seleccionado al momento de generar la cuota y/o a menos que el parámetro de ignorar la situación del alumno esté configurado en su Plataforma)

ACCIÓN: Ingrese a la ficha de un estudiante y corrobore su Estado Académico.

2) Que el estudiante NO tenga Plan de Cuotas asociado

ACCIÓN: Ingrese a la ficha de un estudiante y corrobore que tenga un Plan de Cuotas asociado.

3) Que el estudiante no esté cursando materias en el ciclo al que pertenece el plan de cuotas (A menos que el parámetro de ignorar la cantidad de materias del alumno esté configurado en su Plataforma)

ACCIÓN: Ingrese a la ficha del estudiante, a la solapa de Cursos y verifique que esté cursando materias

4) Que el estudiante ya tenga creada la cuota del mes que está intentando generar

ACCIÓN: Ingrese a la ficha del estudiante, a la solapa de Cuotas y verifique que ya no tenga creada la cuota del mes año que intentó generar.

5) Que el plan de cuotas no contenga una cuota para el mes / año seleccionado.  Esto se puede revisar ingresando a ver cómo quedo la configuración del Plan de Cuotas vinculado a la Carrera.

ACCIÓN: Ingresar a la ficha del estudiante, específicamente a la solapa de cuotas. Hacer click en el botón del "ojo" que se encuentra junto al nombre del Plan de Cuotas que tiene asociado el estudiante.  
Esto nos lleva a ver el detalle de cómo quedo compuesto el Plan de Cuotas asociado a la Carrera.  Verifique que tenga una cuota para el mes / año esperado.

Alternativamente, se puede llegar a la misma pantalla ingresando a:
"Gestión Financiera -> Planes de Cuotas -> Nuevo/Listado"  
Presionar Editar para el plan de cuotas que intentó generar una cuota.  En la parte inferior de la pantalla va a ver el listado de Planes de Cuotas asociados a la carrera.  Presione editar en el Plan de Cuotas para el cuál se intentó generar la cuota y luego en el botón del "ojo" para la carrera correspondiente.  
Esto nos lleva a ver el detalle de cómo quedo compuesto el Plan de Cuotas asociado a la Carrera.  Verifique que tenga una cuota para el mes / año esperado.

¿Cómo obtengo un Listado de Morosos?

Opción 1

194 - Cobranza - Acceso al listado de Cuotas.

La primera posibilidad es ingresar al listado de Cuotas (Gestión Financiera -> Cuotas) y filtrar por aquellas que se encuentren Vencidas.

Opción 2

550 - Administración - Acceso a la Pantalla de Reportes

Dentro del módulo de Reportes, utilizar el reporte de "Deudores entre Fechas' dentro de la categoría de "Cobranza".

ATENCIÓN: Si su usuario no cuenta con este reporte, es posible que no tenga el permiso necesario para verlo.  Debe solicitar el acceso al mismo al personal Administrativo de la institución.

No se puede obtener plan de cuotas siguiente al actual

El sistema arroja un mensaje como el siguiente:

ERROR: No se puede obtener plan de cuotas siguientes al actual, es decir, para xxxx o bien hay mas de una posibilidad. Consulte con secretaria.

Este error está típicamente relacionado con la Inscripción de Alumnos Regulares.

Solución: 
Verifique que los Planes de Cuotas del ciclo anterior, tengan configurado el campo "Plan de Cuotas Siguiente" con los planes de cuotas que corresponden al Ciclo Actual.

¿Cómo actualizar los valores de un plan de cuotas existente?

Se quiere hacer un ajuste en el valor de las cuotas de los alumnos. ¿Cómo proceder?

Los Planes de Cuotas es donde uno define:  cuantas cuotas se van a cobrar, a partir de que mes se comienzan a cobrar, como están compuestas (es decir el detalle de su composición) y el valor de las mismas.  Este plan se define de manera general y luego debe ser asociado a una o más carreras.  Esta asociación se denomina de ahora en más: "Plan de Cuotas de Carrera" o abreviado: "PCC".

Si se desea actualiza los valores de las cuotas de los alumnos a partir de un mes determinado, lo que debemos hacer es, en primera medida, actualizar el Plan de Cuotas y luego extender la modificación a los "Planes de Cuotas de Carrera (PCC)".

Para ello, debemos seguir los siguientes pasos:

Opción 1)
Editar los adicionales del Plan de Cuotas. Esto es particularmente útil en los casos en que el Plan de Cuota está asociado a múltiples carreras, dado que de esta manera estaremos actualizando todos los planes de cuotas de carrera en simultáneo, es decir, todo los "PCC".

Ingresar dentro del menú de Gestión Financiera, a la opción de Configuración -> Planes de Cuotas.

Ahora, como estamos queriendo incrementar el valor de una cuota para las cuotas que vamos a generar el mes siguiente, lo que haremos es editar un plan de Cuotas.  Haciendo click en la opción de "ADICIONALES".

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Los "ADICIONALES" son los ítems que componen la cuota, en otras palabras el detalle de cómo está compuesto el valor de la misma. 

En la siguiente figura, se observa que el plan contiene 3 ítems / adicionales.

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Supongamos que el concepto que va a aumentar su valor es el de: "Arancel Programático". Que pasará de $5839 a $6000

Lo que debemos hacer es eliminar este concepto / ítem / adicional del Plan.

Para llevar a cabo esta acción, primero seleccionamos el Mes y al año a partir del cual queremos hacer el cambio y luego presionamos el botón: 

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Cabe destacar que se debe seleccionar la opción de: Replicar cambio en los planes asociados a Comisiones / Carreras.
Tal cómo se indica en la imagen superior, las cuotas que se modifican son aquellas de los meses a parir del Mes y Año seleccionados (inclusive)

Opción 2)
Existe otra manera de actualizar el valor de las cuotas y es ingresando a modificar directamente el Plan de Cuotas de Carrera (PCC).

Para ello podemos ingresar a Gestión Financiera -> Planes de Cuotas --> Nuevo / Listado.
Para el Plan de Cuotas que queremos actualizar, tocamos en Opciones --> ingresamos a la opción de "Asignar a Carreras".

Al hacer click en el ícono con el ojo, el sistema nos va a presentar un listado de Planes de cuotas vinculados a la Carrera elegida, en otras palabras, el listado de Planes de Cuotas de Carrera (PCC)
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En la siguiente imagen se puede ver que para la Carrera "ADULTS INTENSIVE" solamente hay un plan de cuotas vinculado. Para editar las cuotas de este PCC, hacemos click en el botón de modificar.

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Desde esta pantalla podremos editar los adicionales de las cuotas para alterar su valor u otros datos relacionados con las cuotas del Plan.

Tener en cuenta que se está editando las cuotas específicas del Plan de Cuotas asociado a una Carrera en particular. A diferencia de la opción 1 presentada más arriba en donde se modifican todos los PCC del Plan de Cuotas.

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¿Cómo puedo crear un plan de cuotas que no sea mensual?

A continuación se muestra un video informativo:

https://drive.google.com/file/d/1Y-Bv3D-WplT7igYIt6CkyET-5_q0krBo/preview

 

¿Cómo puedo eliminar un Movimiento (Pago)?

Para eliminar un movimiento (o Pago) debemos ingresar al listado de movimientos. Gestión Financiera -> Movimientos. 

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El sistema marcará el Movimiento (pago) como cancelado y la cuota volverá al estado previo al pago.

IMPORTANTE - Un movimiento podrá ser eliminado, siempre y cuando no tenga factura/recibo electrónico asociado, en cuyo caso deberá realizarse una nota de crédito.   Para más información acerca de cómo crear una Nota de Crédito, referirse a la hoja de "Cuotas y Cobranzas" -> "NOTAS DE CREDITO" del presente manual.

¿Cómo puedo duplicar un Plan de Cuotas?

Muchas veces puede ser necesario copiar un plan de cuotas existente, esto es común en un nuevo ciclo lectivo, cuando queremos mantener la mayor parte de la configuración de uno o más Planes de Cuotas existentes, pero hacer algunos ajustes para el nuevo Ciclo Lectivo.

Para duplicar un Plan de Cuotas debemos ingresar al ABM de Planes de Cuotas: "Gestión Financiera -> Configuración -> Planes de Cuotas".

En la parte inferior de la pantalla se listan los planes de Cuotas Existentes, tal como se muestra en la siguiente figura:

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Para duplicar uno o más Planes de Cuotas, debemos tildar las filas que queramos duplicar y presionar el botón "Duplicar Planes de Cuotas".

El sistema va a generar un Plan de Cuotas nuevo por cada registro seleccionado anteponiendo la leyenda de "Copia de ...." 

Notificar de pagos desde el portal de Estudiantes / Responsables

Esta funcionalidad se encuentra en modo BETA

A partir de la versión [4.49] los Estudiantes y/o Responsables podrán notificar de pagos realizados, por fuera de Quinttos, mediante la plataforma. 

Para ello, se deberá activar el parámetro de "Habilitar comprobantes de pago portal Alumnos/Responsables" que se encuentra en la configuración general del sistema.


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Una vez habilitado el parámetro, en el portal de los Estudiantes y Responsables, dentro la opción de menú de "Cuotas" se habilita un nuevo botón llamado: "Notificar pago":

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Se deberá ingresar la fecha en que se hizo el pago, el importe pagado, adjuntar un archivo con el comprobante de pago, colocar un título (Descripción) y escribir un detalle de lo que se está abonando (por si por ej. se ha hecho una transferencia por una o más cuotas).  

Los campos marcados con un * son obligatorios.

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El presionar enviar, los usuarios administrativos van a recibir una notificación mediante el Centro de Notificaciones, aquellos que tengan el permiso de "PERMISO_COBRANZA_REGISTRAR_MOVIMIENTO" y hayan optado por recibir esta notificación.

Los estudiantes y/o Responsables podrán eliminar comprobantes siempre y cuando éstos no se encuentren ya vinculados con un pago.

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Gestión de Comprobantes Recibidos

Los usuarios administradores ingresando a la ficha del estudiante, al momento de registrar un pago, podrán seleccionar el comprobante de pago recibido.  De esta forma, el pago (o movimiento) quedará vinculado con el comprobante que nos enviaron.

Al seleccionar un comprobante de pago, el sistema va a auto completar el campo importe con la información provista por los estudiantes/Responsables.

El campo importe no podrá ser modificado si se selecciona un comprobante.

En caso de que el valor informado en el pago supere el valor de la cuota/matricula a pagar, se debe tildar la opción de "Crear movimiento/saldo a favor".

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Los comprobantes de pago se listan desde el más reciente al más antiguo y únicamente aquellos que no se encuentren vinculados con un pago.

Al desplegar el detalle de una cuota, podemos ver una opción para descargar el comprobante de pago asociado a la misma o eliminar el vinculo entre el Movimiento (Pago) y el comprobante. 

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Adicionalmente, en la solapa de Cuotas de los Estudiantes, hay un nuevo botón llamado: "Comprobantes de Pago" en donde se listan todos los comprobante que hayan subido los Estudiantes y/o Responsables.

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Dese de este listado, podemos observar que comprobantes ya se encuentran vinculados con momentos, descargar el archivo adjunto e incluso eliminar comprobantes subidos (siempre y cuando no se encuentren asociados a un Movimiento).

Un mismo comprobante puede ser asociado a más de un pago.

Al hacer click en el botón de "Vincular a Movimiento", el sistema nos va a mostrar una ventana emergente en donde podremos seleccionar uno o más Movimientos (Pagos) con los cuales vincular el Comprobante de pago.

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Es posible también editar el importe informado. Al hacer click en el botón de Editar, se va a desplegar una ventana emergente como la siguiente:

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¿Cómo puedo generar Facturas Proforma?

Quinttos permite la generación de facturas proforma, son "facturas" generadas a partir de Documentos (sin necesidad de que exista un pago / movimiento).

Para habilitar esta funcionalidad, es necesario ingresar a la configuración general del sistema y activar el parámetro de "Habilitar Facturas Proforma" dentro de la categoría de Cobranza. 

Para que aparezca el botón de generación, se deben cumplir las siguientes condiciones:

  1.  Habilitado el parámetro general de cobranza "Habilitar Facturas Proforma"
  2.  Que tenga el alumno opción configuración (con qué CUIT se factura) y datos de configuración (a qué CUIT se factura)
  3.  Que la opción de facturación admita recibos o factura electrónica

Una vez que se active el parámetro, en la solapa de cuotas del listado de estudiantes va a aparecer un nuevo botón (para cada Cuota / Matrícula)

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Al presionar este botón el sistema va a generar un PDF con la Factura Proforma.

Tener en cuenta que esta opción se habilita únicamente para los usuarios administradores, no está presente en el portal de Estudiantes ni Responsables.

Por qué no se aplica una beca cuando genero una cuota?

Si cuando se genera la cuota de un alumno que debería estar becada y la Beca no se aplica a la Cuota, debemos revisar los siguientes puntos: 

1) Revisar que exista la Afectación de Beca

2) Verificar que la afectación de la Beca esté configurada en el plan de Cuotas

3) Constatar que no hayamos configurado como items no alcanzados todos los adicionales del plan de cuotas

4) Ver que el estudiante tenga configurada una beca en su ficha, con un porcentaje y que la Cuota que se genera esté dentro del rango de vigencia de la beca

¿Por qué no aparece la opción de pagar desde el portal de Estudiantes o Responsables?

Si a los Estudiantes o Responsables no les aparece el botón de pagar en el listado de cuotas desde su portal, esto se puede deber a diversos motivos.

Recomendamos revisar las siguientes configuraciones: