Preguntas Frecuentes
- ¿Cómo edito las plantillas del Sistema?
- Cómo doy de alta un Estudiante?
- ¿Cómo dar de baja un alumno?
- ¿Cómo buscar una Persona?
- ¿Cómo asignar nuevo Plan o Carrera a un Alumno/a existente?
- ¿Cómo funcionan los Tags (Etiquetas) de los Estudiantes?
- ¿Cómo genero Credenciales de los Estudiantes?
- ¿CÓMO EXPORTO DATOS A EXCEL DE ALUMNOS O RESPONSABLES?
- Cómo puedo modificar el orden de los estudiantes en un Curso?
- ¿Cómo hago un cambio de carrera?
¿Cómo edito las plantillas del Sistema?
3016 - ABM - Acceso a Editar las plantillas.
Desde la versión 4.55 es posible editar las facturas, recibos, comprobantes de pago, etc.
Cómo doy de alta un Estudiante?
Permiso - 700 - Matrículas - Acceso a las pantallas de Personas/Matrículas
Para dar de alta un Estudiante nuevo, ingresamos en: "Alumnos -> Nuevo Alumno".
En esta pantalla iremos completando los campos que se han configurado como "Requeridos" para los Estudiantes dentro de la Configuración de Campos.
IMPORTANTE: El sistema no permite que existan dos personas con el mismo documento ni con el mismo email.
Si el estudiante no tiene email propio (y se ha configurado el campo mail como requerido), puede utilizar la opción de "NO POSEE" que se muestra justo por debajo del campo mail.
Si se coloca un Documento ya existente, el sistema va a informar de esto con un mensaje como el siguiente:
Una vez completada toda la información y todos los pasos, presionamos "Guardar y Finalizar". Seremos re-dirigidos a la ficha del estudiante en donde podremos seguir gestionando sus datos.
¿Cómo dar de baja un alumno?
Para dar de baja un alumno primero debemos buscar el alumno deseado, utiilizando el buscador rápido de Personas (tipeando Nombre, Apellido, Documento o N° de matrícula):
O utilizando el buscador avanzado dentro del menú Personas --> Buscador/Listado:
Una vez dentro de la Ficha del alumno, dirigirse hacia abajo hasta el final de la pantalla, y utilizar el botón Más Opciones y luego "Desactivar Matrícula".
¿Cómo buscar una Persona?
- Alumnos -> Buscador/Listado
- Responsables -> Buscador/Listado
- Administración -> Personal -> Buscador/Listado (permite buscar Docentes, Preceptores y Administradores)
Otra manera es utilizar el buscador rápido del menú horizontal ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. El buscador rápido busca por nombre, apellido, DNI, nombre de usuario y nombre del curso.
ACLARACIÓN: Este buscador únicamente busca personas activas. Para buscar por ejemplo alumnos inactivos, utilizar el buscador general Alumnos -> Buscador/Listado
¿Cómo asignar nuevo Plan o Carrera a un Alumno/a existente?
INTRODUCCIÓN
IMPORTANTE: ¿EL CAMBIO ES POR UN ERROR EN LA CARGA? Si el alumno NO tiene calificaciones ni inasistencias y la modificación es antes de comenzar a utilizar el sistema 100%, es posible modificar la carrera modificando la Situación del alumno a "PREINSCRIPTO" y luego editar la Carrera.
NUEVA MATRICULA
IMPORTANTE: Si el motivo es por CAMBIO DE PLAN, entonces deberán marcarse en la nueva matrícula las aprobaciones por equivalencia correspondiente, en la Solapa "Carrera".
¿Cómo funcionan los Tags (Etiquetas) de los Estudiantes?
Desde la Ficha del Estudiante
La ventana emergente que gestiona los Tags (etiquetas) permite crear uno nuevo colocando el nombre de la etiqueta y seleccionado un color o podemos elegir un tag existente que ya hayamos utilizado para otro estudiante.
ATENCIÓN: Una vez que se coloca una etiqueta a un estudiante, esta etiqueta puede ser seleccionada en otro estudiante y el sistema crea una copia de la etiqueta original en el estudiante nuevo.
Desde la Actualización Masiva
- La Ficha del estudiante
- En el listado de estudiantes (Alumnos -> Buscador / Listado)
- En el listado de Actualización Masiva de Estudiantes
- En la planilla de inasistencias que ven los Docentes (Si se seleccionar visible por el docente) y/o Administrativos
- En la planilla de calificaciones que ven los Docentes (Si se seleccionar visible por el docente) y/o Administrativos
¿Cómo genero Credenciales de los Estudiantes?
Configuración
9015 - Configuración - Habilita el acceso a gestionar credenciales
Como primera medida, debemos crear un modelo de credencial. Esto se realiza desde "Datos Auxiliares ➝ Credenciales (Alumnos)"
Generación de Credenciales
9016 - Administración - Habilita el acceso a la generación de credenciales
¿CÓMO EXPORTO DATOS A EXCEL DE ALUMNOS O RESPONSABLES?
En el buscador de alumnos aparecerá el siguiente botón después de realizar una búsqueda:
Cómo puedo modificar el orden de los estudiantes en un Curso?
Es posible que haya ciertos reportes en los que los estudiantes no deban listarse alfabéticamente sino siguiendo un orden particular. A partir de la versión [5.3] del sistema se ofrece esta posibilidad.
Para asignar un orden manual a los estudiantes, debemos ingresar en:
"Gestión Académica -> Cursos", luego hacer click en el botón "VER" de uno de los cursos.
A medida que se van agregando estudiantes a un curso, van tomando un número secuencial en el orden que se van agregando. Quinttos permite modificar este orden para el caso en que queramos que se muestren en una secuencia diferente.
El botón "Asignar secuencia numérica de 10 en 10" va a re ordenar a todos los estudiantes colocando como nro. de secuencia / orden una escala que va de 10 en 10 en orden alfabético.
También podemos modificar ese orden cambiando el número asignado en la columna "Secuencia" del listado de Alumnos/as.
Ej.:
Si luego de presionar el botón de "Asignar secuencia numérica de 10 en 10", los estudiantes quedan con el siguiente orden:
10 = Estudiante 1
20 = Estudiante 2
30 = Estudiante X
40 = Estudiante 3
Y Ahora quiero que "Estudiante X" quede último en el listado, simplemente debo modificar el valor "30" por "41" o "50".
Este número de orden es interno, no es lo que luego se muestra como secuencia en los listados.
Luego, algunos reportes del sistema permitirán seleccionar cómo queremos que se muestren los estudiantes, si ordenados de forma alfabética (sin importar su nro. de secuencia/orden) u ordenados justamente por el número de secuencia/orden.
¿Cómo hago un cambio de carrera?
Muchas veces se genera la situación de que un alumno / a quiera o deba cambiarse de carrera. No confundir con la situación de cambio de curso o turno. Cuando hablamos de cambio de carrera no referimos a un cambio en el plan de estudios directamente.
Para realizarlo, lo que debemos entender es que en Quinttos, cada inscripción a una carrera genera un número de matrícula distinto. Toda la información del alumno (ficha) se mantiene, pero la información de la matrícula cambia. Esto sucede, porque hay muchos campos que son específicos de la carrera (como por el ejemplo puede darse con las cuotas).
Entonces para realizar un cambio de carrera debemos seguir los siguientes pasos:
1) Generar una matrícula nueva para el/la alumno/a en cuestio. Esto lo hacemos desde la ficha y ponemos debado de la pantalla Mas Opciones --> Nueva Matrícula
2) Alli nos mostrará una pantalla de nueva matrícula, donde debemos seleccionar la carrera a la que pasará (futura). En caso de que tenga cobranzas, también el plan de cuotas que le corresponde. Por último, ponemos estado académico "Alumno Regular" y guardamos.
Ahora nos dirigimos a la ficha del alumno y en la parte superior vamos a ver que tenemos 2 matrículas o más (dependiendo si antes estuvo en otra carrera).
3) Seleccionamos de la lista la matrícula anterior, y en los campos de matrícula ponemos situación académica "BAJA", la fecha y donde dice motivo de baja, colocamos "Cambio de carrera" y presionamos GUARDAR en la parte inferior de la pantalla.
4) Luego volvemos a la parte superior y cambiamos de ficha a la carrera que va a seguir de ahora en adelante.
5) Allí en los datos de la matrícula, verificamos que el estado académico sea "Alumno Regular" y le ponemos la fecha de Inicio de la situación (en este caso, cuando se pasó a esta carrera) y presionamos GUARDAR en la parte inferior derecha de la pantalla.
6) Por último, vamos a asignarle al curso que corresponda. Para eso desde la ficha y entramos en "Más Opciones".
7) Allí buscamos el curso donde va a cursar. Si corresponde, tocamos la tilde de "Incluir Materias" (para que se inscriba al alumno/a en las materias nuevas) y la tilde de "Controlar Correlatividades". Esta última tilde debe ponerse en caso de que las correlatividades estén cargadas en el sistema.
Una vez seleccionado el curso, tocamos el botón "Modificar" y ya se encuentra el cambio realizado.