Nuevos Estudiantes

Quinttos permite realizar la inscripción de Nuevos Estudiantes. Se permiten múltiples formularios de Inscripción. Cada uno tendrá su dirección web particular que será auto-generada a partir de la descripción que se coloque al crear la Inscripción.

Circuito de Inscripción

image-1651749737671.jpg

Permisos

9020 - Habilita el acceso a Gestionar Reservas y Vacantes

2100 - Permiso para editar Vacantes

570 - Acceso a la Pantalla de Turnos

Configuración

Configuración

PASO 1 - Crear una Inscripción

Configuración

Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Configuración

Captura de Pantalla 2022-06-01 a la(s) 19.11.27.png


Lista de espera

El sistema incluye la posibilidad de activar una lista de espera en caso de que no haya más cupos para un turno. Para habilitar la lista de espera debe cumplir los siguientes requisitos:

Si no cumple con algunos de los anteriores requisitos, quién se inscriba no tendrá la posibilidad de quedar en una lista de espera y el sistema informará que no hay más vacantes para el turno elegido.

Configuración

PASO 2 - Configurar campos de Inscripción

Es posible, para cada inscripción, definir los campos que deberán completarse (tanto de forma obligatoria como opcional).

Los campos disponibles a configurar en los formularios de Inscripción serán aquellos que tengan tildada la opción de "Habilitados en Formulario De Inscripción" (Gestión Académica -> Configuración -> Datos Auxiliares ➝ Configuración de Campos), también será posible habilitar Campos Dinámicos.

Luego, desde "Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Configuración", para cada Inscripción generada, se podrán especificar qué campos puntuales mostrar en el formulario.

Para esto, en el listado de inscripciones debemos presionar el botón que se destaca a continuación:

image-1656328958951.57.50.png

image-1651750071379.22.32.png

Configuración

Paso 3 - Configurar Turnos de Inscripción

Permiso 570 - Acceso a la Pantalla de Turnos 

"Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Turnos

El sistema muestra el listado de Turnos ya configurados. 

Para dar de alta un nuevo Turno, podemos presionar el botón de "Nuevo Turno".

image-1656429087081.11.24.png

En el listado tenemos los botones que nos permiten Editar Turnos ya existentes o marcarlos como inactivos.

Nuevo Turno

Al crear un nuevo Turno, debemos en primera instancia seleccionar para qué Carrera lo estamos creando.

Luego, el sistema permite seleccionar días y horarios en los que se dicta.  Al tildar por ejemplo, Lunes y Jueves, el sistema automáticamente arma una Descripción en base a la selección.  Si se destila la opción de "Descripción Automática", podremos colocar una Descripción que nosotros consideremos.  Esta descripción luego se muestra en los formularios de inscripción configurados.


image-1656429528130.18.45.png

image-1656429564294.19.21.png

Observaciones: Permite agregar unas observaciones internas acerca del turno.  Son visibles únicamente para los administradores. 

Información adicional para Alumnos: El texto que se ingrese en este campo se va a mostrar en el formulario de inscripción cuando el interesado seleccione el Turno.

Visible Inscripción: Indica si el turno se debe mostrar o no el el formulario de inscripciones para la inscripción elegida en el campo "Inscripción asociada".

Inscripción asociada: Indica a qué inscripción se va a asociar este Turno que estamos dando de alta.

Vacantes

Quinttos maneja vacantes de inscripción.  Esto es para controlar el Cupo que hay para cada Turno.

Inicio Vacante: Indica la fecha en que se disponibilidad los cupos de la vacante.

Fin Vacante: Indica la fecha finaliza la disponibilidad los cupos de la vacante.

Cupo: Es la cantidad de Cupos que va a haber en el turno.  Cada vez que un interesado completa el formulario de inscripción, se va a tomar un cupo.  Esta cupo se libera automáticamente cuando vence la reserva.   Una vez creado el Turno y asignado un cupo a una vacante, éste puede ser modificado para incrementar o reducir su cantidad.

Cuando se acaban los cupos de una vacante, si el Instituto tiene contratado del módulo de CRM, todas aquellas inscripciones posteriores se crean automáticamente como una Oportunidad de venta, para que el Instituto lo gestione internamente.  Si no se ha contratado el módulo de CRM, una vez que se consuman todos los cupos, no se permiten más inscripciones. 

Configuración

Paso 4 - Configurar Vacantes

2100 - Permiso para editar Vacantes

"Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Vacantes"

Este listado permite, para cada Inscripción, tener una mirada rápida del estado de las vacantes / reservas.

Cómo se puede apreciar en la columna de "Estado Reserva", se muestran cuántas reservas para la vacante hay en cada estado.

image-1656440059105.13.24.png

Editar Vacante

Desde esta pantalla podemos modificar la vacante previamente creada. Aquí podemos modificar las fechas de inicio y fin además de modificar los cupos de la vacante.

image-1656440122920.15.05.png

Cuando se acaban los cupos de una vacante, si el Instituto tiene contratado del módulo de CRM, todas aquellas inscripciones posteriores se crean automáticamente como una Oportunidad de venta, para que el Instituto lo gestione internamente.  Si no se ha contratado el módulo de CRM, una vez que se consuman todos los cupos, no se permiten más inscripciones. 

Gestión

Gestión

Formulario Público de Inscripción

Una vez que los pasos de configuración se han finalizado, podremos acceder a el o los formularios de Inscripción. Las direcciones web de cada uno se pueden obtener en "Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Configuración".

image-1651750222205.06.29.png

A continuación se muestra un ejemplo de un formulario de inscripciones:

image-1651750234606.58.44.png

Al momento de Preinscribirse, siempre que haya cupo, se va a crear tanto la persona como su matriculación y una Reserva ("Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Resevas"), también se va a crear el usuario con la contraseña por defecto del sistema.

El sistema va a enviar una Notificación disponible en el Centro de Notificaciones a aquellos usuarios Administradores que tengan en permiso de "9020 - Habilita el acceso a Gestionar Reservas y Vacantes".

A la persona que realiza la Preinscripción, se le va mostrar una pantalla de confirmación y adicionalmente se va a generar un código de seguimiento aleatorio que tendrá disponible como referencia para consultar por la Preinscripción.

En caso de que no haya cupo, se creará la persona interesada en Inscribirse y una Oportunidad de Venta. En este caso no se crea una Reserva.
La gestión de estas inscripción se continua en el módulo de CRM.

Si la carrera elegida por el Estudiante tiene Documentación Requerida (la cuál se especifica en la configuración de la Carrera), la Reserva va a quedar en estado INICIADA. En cambio, si la carrera no tiene Documentación Requerida, la Reserva va a quedar en estado Validada.

El sistema va a mostrar un indicador con la cantidad de Reservas en estado INICIADO en el menú lateral derecho:

image-1651750286866.24.04.png

Gestión

Acceso como Estudiante

Los estudiantes tendrán acceso a una pantalla en donde podrán ver el estado de su Reserva.

Ficha del Estudiante-->Mas opciones--> Reservas 

image-1651750318401.16.11.png

Gestión

Reservas (Alta Manual)

Permiso: 9020 - Habilita el acceso a Gestionar Reservas y Vacantes.

Normalmente las Reservas se crean de forma automática cuando se realiza una inscripción desde el formulario de inscripción.

Quinttos de todas formas ofrece la posibilidad de crear una Reserva de forma manual.  Para ello, debemos ingresar a la ficha del Estudiante y luego a la solapa de "Reservas".

En la parte inferior de la pantalla vamos a encontrar la siguiente opción:

image-1654674363563.45.59.png

Debemos seleccionar la Inscripción para la cual estamos creando la reserva y el turno.  

Al presionar "Guardar", el sistema nos va a crear una Reserva y toma Vacante, siempre y cuando haya vacantes para el Turno seleccionado. En caso de que no haya vacantes, el sistema lo va a informar por pantalla.

Tener en cuenta que al dar de alta una Reserva Manual, el sistema no envía ningún mail ni mensaje al estudiante indicando que tiene una reserva

Si la carrera elegida por el Estudiante tiene Documentación Requerida (la cuál se especifica en la configuración de la Carrera), la Reserva va a quedar en estado INICIADA. En cambio, si la carrera no tiene Documentación Requerida, la Reserva va a quedar en estado Validada.


Gestión

Reservas (Listado)

Permiso: 9020 - Habilita el acceso a Gestionar Reservas y Vacantes.

Cada vez que alguien se anote mediante los formularios de Inscripción, el sistema (siempre que haya cupo), va a crear una "Reserva". 

Ingresando a "Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Reservas" podremos obtener un listado de todas las reservas existentes.  En al parte superior de la pantalla se disponen una serie de filtros para acotar los resultados de la búsqueda.

image-1654849984379.32.02.png

Al presionar buscar, el sistema va a listar todas las Reservas que cumplan las condiciones establecidas en los filtros:

image-1654850634269.43.50.png

Al hacer click en el botón image-1654850276560.37.51.png vamos a acceder a la ficha del Estudiante, a la solapa de Datos Personales y datos de Matrícula.

Al hacer click en el botón de image-1654850714010.45.10.pngvamos a acceder a la solapa de "Reservas" del Estudiante.

También se permite actualizar de forma masiva los estados de las reservas, seleccionado aquellas que se desea actualizar y presionando el botón "Guardar".

ATENCIÓN: Tener en cuenta que al modificar el estado de una reserva, esto tiene impacto en el estado académico del estudiante y en el control de cupos de vacantes.
Para más información, consultar la siguiente página


Gestión

Reservas (Modificación)

Permiso: 9020 - Habilita el acceso a Gestionar Reservas y Vacantes.

Para modificar / gestionar una Reserva, debemos ingresar a la solapa de "Reservas" dentro de la ficha de los Estudiantes.

image-1654851146245.52.20.png

Al hacer click en el botón de "Editar" podremos modificar el Estado de la Reserva y su fecha de vencimiento.

image-1654851183644.52.58.png

El sistema todos los días ejecuta una tarea programada que controla el vencimiento de las reservas.  Para aquellas que han vencido se libera el cupo de la Vacante.

Al modificar el estado de una reserva, el sistema efectúa algunas tareas automáticamente, como se listan en la misma pantalla: 

image-1654851322479.55.19.png

Webinar inscripciones nuevos estudiantes

Webinar inscripciones nuevos estudiantes

Webinar