Configuración

• PASO 1 - Crear una Inscripción
• PASO 2 - Configurar campos de Inscripción
• Paso 3 - Configurar Turnos de Inscripción
• Paso 4 - Configurar Vacantes

PASO 1 - Crear una Inscripción

Configuración

Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Configuración

• Descripción (obligatorio): Es el nombre que se la da a la Inscripción. Por ej.: "Inscripción 2023". Tener en cuenta que este nombre va a ser utilizado para construir la dirección web del formulario de inscripción.
• Alias: Se genera automáticamente a partir de la "Descripción", tomando un formato requerido para las direcciones web. Siguiendo el ejemplo de una descripción como "Inscripción 2023", el "Alias" va a ser: "inscripcion-2023" (sin espacios, sin caracteres especiales, etc.)
• Carrera (obligatorio): Permite indicar (una o más) Carreras que van a poder ser seleccionadas en el Formulario de Inscripción
• Fecha Inicio: Fecha en la cual se abre la inscripción
• Fecha Fin: Fecha en la cual se cierra la inscripción
• Días de vencimiento Reserva Iniciada (obligatorio): Indica la cantidad de días que se mantiene la reserva desde su creación antes de que se venza.
• Días de vencimiento Reserva Validada (obligatorio): Indica la cantidad de días que se mantiene la reserva desde su validación antes de que se venza.
• Activa: Indica que la Inscripción se encuentra activada, es condición necesaria pero no suficiente para que esté disponible el formulario público de inscripción
• Días Hábiles: Establece si se debe contemplar solo los días hábiles para el vencimiento de la reserva
• Inscribe Tercero: Establece que está previsto que esta inscripción la realice una persona diferente a quién va a cursar en la institución, esto típicamente es así cuando en Secundarios o Primarios, dónde la persona que inscribe son los Responsables / Tutores de los estudiantes. Habilita una nueva sección en el formulario de inscripción y en la configuración de campos que permite especificar qué campos deben completar los responsables con sus datos
• Inscripción pública: Indica que el Formulario de Inscripción público se encuentra habilitado
  
• Permitir a quién se registrar ingresar una contraseña: Indica que en el Formulario de Inscripción público se le brinda la posibilidad de colocar una contraseña a la persona que se está inscribiendo. Si ya existiese la persona en el sistema, se reemplazará su contraseña actual por la establecida en el formulario.
• Cabecera: Texto que se muestra en el Formulario de Inscripción, justo por debajo del logo de la institución. (En una de las imágenes de la sección FORMULARIO PÚBLICO DE INSCRIPCIÓN, en este mismo documento, se puede dónde se muestra la cabecera)
• Leyenda/Cartel/Mensaje Informativo en Formulario Web:
  
  

• Para que se pueda acceder a un formulario de inscripción público, se debe cumplir que:
  * Esté marcada como ACTIVA
  * Esté marcada como INSCRIPCIÓN PÚBLICA
  * Se encuentre entre los rangos de fechas de Inicio y Fin
  

Lista de espera

El sistema incluye la posibilidad de activar una lista de espera en caso de que no haya más cupos para un turno. Para habilitar la lista de espera debe cumplir los siguientes requisitos:

• * Módulo CRM contratado
  * Crear y activar una campaña en el CRM
  

Si no cumple con algunos de los anteriores requisitos, quién se inscriba no tendrá la posibilidad de quedar en una lista de espera y el sistema informará que no hay más vacantes para el turno elegido.

PASO 2 - Configurar campos de Inscripción

Paso 3 - Configurar Turnos de Inscripción

Permiso 570 - Acceso a la Pantalla de Turnos 

"Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Turnos" 

El sistema muestra el listado de Turnos ya configurados. 

Para dar de alta un nuevo Turno, podemos presionar el botón de "Nuevo Turno".

En el listado tenemos los botones que nos permiten Editar Turnos ya existentes o marcarlos como inactivos.

Nuevo Turno

Al crear un nuevo Turno, debemos en primera instancia seleccionar para qué Carrera lo estamos creando.

Luego, el sistema permite seleccionar días y horarios en los que se dicta.  Al tildar por ejemplo, Lunes y Jueves, el sistema automáticamente arma una Descripción en base a la selección.  Si se destila la opción de "Descripción Automática", podremos colocar una Descripción que nosotros consideremos.  Esta descripción luego se muestra en los formularios de inscripción configurados.

Observaciones: Permite agregar unas observaciones internas acerca del turno.  Son visibles únicamente para los administradores. 

Información adicional para Alumnos: El texto que se ingrese en este campo se va a mostrar en el formulario de inscripción cuando el interesado seleccione el Turno.

Visible Inscripción: Indica si el turno se debe mostrar o no el el formulario de inscripciones para la inscripción elegida en el campo "Inscripción asociada".

Inscripción asociada: Indica a qué inscripción se va a asociar este Turno que estamos dando de alta.

Vacantes

Quinttos maneja vacantes de inscripción.  Esto es para controlar el Cupo que hay para cada Turno.

Inicio Vacante: Indica la fecha en que se disponibilidad los cupos de la vacante.

Fin Vacante: Indica la fecha finaliza la disponibilidad los cupos de la vacante.

Cupo: Es la cantidad de Cupos que va a haber en el turno.  Cada vez que un interesado completa el formulario de inscripción, se va a tomar un cupo.  Esta cupo se libera automáticamente cuando vence la reserva.   Una vez creado el Turno y asignado un cupo a una vacante, éste puede ser modificado para incrementar o reducir su cantidad.

Cuando se acaban los cupos de una vacante, si el Instituto tiene contratado del módulo de CRM, todas aquellas inscripciones posteriores se crean automáticamente como una Oportunidad de venta, para que el Instituto lo gestione internamente.  Si no se ha contratado el módulo de CRM, una vez que se consuman todos los cupos, no se permiten más inscripciones. 

Paso 4 - Configurar Vacantes

2100 - Permiso para editar Vacantes

"Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Vacantes"

Este listado permite, para cada Inscripción, tener una mirada rápida del estado de las vacantes / reservas.

Cómo se puede apreciar en la columna de "Estado Reserva", se muestran cuántas reservas para la vacante hay en cada estado.

Editar Vacante

Desde esta pantalla podemos modificar la vacante previamente creada. Aquí podemos modificar las fechas de inicio y fin además de modificar los cupos de la vacante.

Cuando se acaban los cupos de una vacante, si el Instituto tiene contratado del módulo de CRM, todas aquellas inscripciones posteriores se crean automáticamente como una Oportunidad de venta, para que el Instituto lo gestione internamente.  Si no se ha contratado el módulo de CRM, una vez que se consuman todos los cupos, no se permiten más inscripciones.