Inasistencias - Manual de Usuario
- Anteriores
- Planilla de Asistencia
- Parte Diario
- Reporte - Planilla de inasistencias por materia
- Errores Frecuentes
- Calcular porcentaje de Inasistencias
- Importar (Asistencias Por día)
Anteriores
350 - Inasistencias - Acceso a la Planilla de Inasistencias
El sistema ofrece la posibilidad de registrar la cantidad de inasistencias Justificadas e Injustificadas del estudiante previo al uso de la herramienta.
Para ello, podemos ingresar a: "Gestión Académica -> Inasistencias -> Anteriores", en donde se muestra una pantalla como la siguiente:
Se debe seleccionar una Carrera y presionar "Buscar". El sistema a continuación va a listar todos los estudiantes (Alumnos Regulares) para la carrera seleccionada:
Para cada estudiante se podrá registrar la cantidad de Ausencias Justificadas e Injustificadas que acarrea por ejemplo del instituto donde estaba previamente. Se debe indicar también una fecha para la cual pertenecen estas inasistencias, de manera que el sistema pueda determinar, mediante esta fecha, a qué ciclo lectivo pertenecen.
Planilla de Asistencia
El sistema puede generar la planilla de asistencia que muestra todos los ausentes, tardes, retiros y presentes de cada día de un curso en un mes determinado.
Para hacer uso de la misma se le debe brindar el acceso del reporte a los usuarios. Para más información vea la siguiente documentación: Asignar reportes a usuarios
Para generar la planilla de asistencia debemos ir al menú Reportes y en la sección de Inasistencias seleccionar el reporte "Planilla de asistencia"
El sistema brinda la posibilidad de elegir la plantilla con la cuál se va a generar la planilla de asistencia. Es decir, desde la pantalla de plantillas podemos crear una nueva plantilla, modificar la que existe o duplicar la que existe para la planilla de asistencia para su posterior edición. Esto es útil si por ejemplo para el nivel Primario se debe especificar cierto texto que no debe estar para el nivel Secundario. Si accedemos a Gestión Académica -> Configuración -> Datos Auxiliares -> Plantillas, buscamos "Planilla de asistencia" y podemos editar su contenido. Luego, al generar la planilla de Asistencia, saldrá con los datos que hayamos incorporado.
Parte Diario
El parte diario es un reporte que muestra un listado de los alumnos con inasistencias del día para la fecha que indiquemos.
El parte diario se encuentra en el menú Reportes en la sección de Inasistencias. Si accedemos a él debemos completar una fecha (por defecto aparece la fecha de hoy) y luego apretar el botón buscar. Nos aparecerá un listado de todos los alumnos con inasistencias en ese día.
Solo se tienen en cuentan las inasistencia cargadas en el día, no las inasistencias en las materias.
También podemos generar un PDF del parte diario haciendo clic en "Parte diario (PDF)" donde se detallarán los alumnos con ausente, tarde y retiro anticipado por curso y, en su página final, las cantidades totales.
Reporte - Planilla de inasistencias por materia
El reporte de planilla de inasistencia por materia exporta en un excel todas las inasistencias y presentismos enmarcados entre las fechas especificadas.
En el excel encontrará varias hojas. Se muestra información por cada alumno y materia que este o haya cursado. La primer hoja tendrá el total de horas por tipo de inasistencia. Luego, tendrá una hoja por cada mes que abarque las fechas especificadas. En ellas se mostrará qué días estuvo ausente o presente y una sumatoria de horas de ausencia y presentismo junto a otra información importante.
Para acceder al reporte, primero debe tener permiso. En el caso que no lo vea, deberá seguir los pasos que se detallan en la siguiente ayuda: ¿Cómo asignar un reporte a un usuario?.
Desde el menú Reportes, en la sección Inasistencias, debe seleccionar "Planilla de asistencia por materia (Excel)" y luego generar Reporte.
En la pantalla deberá especificar el rango de fechas de las cuales desea obtener la información.
Es posible incorporar información adicional acerca del alumno agregando campos adicionales. Los campos que se muestren serán aquellos que estén habilitados para usarlos en las plantillas.
Si su instituto es una academia (Ej: Instituto de inglés), posee alumnos de varias empresas y las maneja a cada una como si fuesen un curso puede ser útil incorporar la posibilidad de que se muestren y calculen los importes para saber cuál es el valor que se les debe cobrar según el presentismo de los alumnos. Más adelante veremos un ejemplo práctica para este caso.
IMPORTANTE: La generación del excel puede demorar varios minutos dependiendo del rango de fechas, si agrega campos adicionales y si agrega los importes.
En el caso de generar el excel con el rango de fechas anteriores, obtendremos como hojas del excel lo siguiente:
Un ejemplo de la hoja totales:
Un ejemplo de la hoja del mes:
Generación con Importe
Como mencionamos antes, en el caso de que su instituto sea una academia (Ej: Instituto de Inglés), se puede agregar cierta información en el excel para el calculo de los importes o el valor que se debe facturar a cada alumno por su presentismo en las horas de la materia. En un caso práctico es tener un curso que podría tener los empleados de una empresa a los cuales se les brinda Inglés y se les factura por cada hora de presentismo en la materia. Además, tendremos otra hoja más llamada "Importe por curso", con los cálculos del total a cobrar por curso según las horas dictadas en el mes, independientemente de la cantidad de alumnos.
Tildando la opción de "Agregar importes", en el excel se agrega una hoja de Importes donde se listan todas las materias, el importe por el valor por hora cátedra.
A medida que se completa el importe por alumno, en las columnas finales de las hojas de los meses, se calculará automáticamente el valor total según el presentismo del alumno en la materia durante ese mes.
En la hoja "Importe por curso" tenemos las columnas Curso - Materia, año, mes, Horas cursada, Importe por hora cátedra, Importe total. Si completamos la columna "importe por curso (por hora cátedra)" de la hoja Importes, veremos que automáticamente el valor de Importe Total se actualizará y podemos obtener cuánto debemos cobrar por ese curso en un mes determinado según las horas dictadas de la materia.
Por ejemplo, supongamos que la materia "X" se dicta 10 horas totales en el mes de Mayo, si colocamos $1000 en el importe por curso, tendremos que el total de lo que debemos cobrar para esa materia en el mes de Mayo será $10000.
Errores Frecuentes
Algunos escenarios que suelen suceder a la hora de cargar o consultar la asistencia
Calcular porcentaje de Inasistencias
Quinttos posee una función para poder calcular en porcentajes las inasistencias.
1. Desde la pantalla de edición de una materia/nivel en la cursada (Gestión Académica -> Cursadas -> Configurar)
2. Desde el cronograma. Esto aplicaría para todas las materias/niveles.
3. Desde el listado de materias/niveles de un curso
Importar (Asistencias Por día)
320 - Asistencia - Importar (Por día)
Únicamente usuarios administradores o preceptores podrán acceder a esta pantalla
A partir de la versión 5.19, podemos encontrar a la importación de "Inasistencias (Por día)" en el menú lateral izquierdo, dentro de "Gestión Académica -> Inasistencias -> Importar (por Curso)"
Como primer paso debemos descargar el archivo con el modelo de importación. Para ello hay que seleccionar un ciclo, uno o más cursos y la semana para las cuáles queramos importar las inasistencias.
Al presionar "Descargar" el sistema va a descargar un archivo de tipo "Excel" en donde cada una de las hojas será un curso diferente (según los cursos seleccionados), listando cada uno de los estudiantes del curso.
IMPORTANTE: No modificar la estructura del Excel
En cada celda que se corresponde con el estudiante y una fecha en particular, se podrá seleccionar el tipo de inasistencia que le corresponde.
Una vez que completamos el Excel, lo debemos subir al sistema:
Una vez que el sistema termina de procesar el archivo, va a informar para cada hoja la cantidad de registros actualizados y va a indicar si alguna fila tuvo algún error y no pudo ser procesada.
A continuación enumeramos una serie de escenarios a tener en cuenta:
Para el estudiante DEMO, en el día 10/10/2023 ya existe una inasistencia registrada (ya sea por sistema o importada).
- Si se sube un archivo importando inasistencias para esa fecha para el alumno DEMO con un código de inasistencia diferente al que ya tenía, entonces se actualiza el registro.
- Si se sube un archivo importando inasistencias para esa fecha para el alumno DEMO y la celda del excel está vacía, el sistema no actualiza el registro y queda el valor que ya estaba.