Importación - Manual de Usuario
- Permisos
- Creación de Registros
- Migración Inicial de Alumnos
- Migración Inicial de Materias
- Creación/Actualización de Responsables de Estudiantes existentes
- Migración Inicial de Cursos
Permisos
6976 - Acceso al menu de importacion de datos
Creación de Registros
Migración Inicial de Alumnos
6976 - Acceso al menu de importacion de datos
IMPORTANTE: No utilice esta opción para actualizar datos de Estudiantes ni Responsables
Los alumnos se importan con un estado académico de PRE INSCRIPTOS, que luego puede modificar por sistema.
Consideraciones al importar Estudiantes a Cursos Cortos
A partir de la versión del sistema [4.47], en el caso de que se estén importando Estudiantes a Cursos Cortos, pueden plantearse diferentes escenarios:
Escenario 1:
Si el Curso Corto posee únicamente un Plan de Cuotas, el sistema va a asignar automáticamente ese Plan de Cuotas a los Estudiantes y va generar el documento de matriculación para que sea abonado. Los Estudiantes se van a crear con un estado académico de PRE INSCRIPTOS hasta que paguen la matrícula. Luego de pagar, automáticamente serán dados de alta formalmente en el Curso y pasarán al estado de ALUMNO REGULAR.
Escenario 2:
En el caso de que el Curso Corto tenga asignado más de un Plan de Cuotas, el sistema va a dar de alta al Estudiante en un estado académico de PRE INSCRIPTO. Se deberá manualmente (de forma individual o masiva) asignar el Plan de Cuotas correspondiente a los Estudiantes. Una vez que el Estudiante pague la matriculación, automáticamente será dado de alta formalmente en el Curso y pasará al estado de ALUMNO REGULAR.
Escenario 3:
En el caso de que el curso corto sea gratuito (no posea planes de cuotas), los Estudiantes se agregan al curso con un estado académico de ALUMNO REGULAR.
Para los escenarios 1 y 2, en el caso de que el Estudiante haya realizado el pago de la matriculación del curso por fuera del sistema y no se desee registrar el pago de la matriculación en Quinttos, se deberá borrar el documento (en caso de que se haya creado, como en el escenario 1), asignar el estudiante al Curso (solapa Cursos) y colocar como estado académico ALUMNO REGULAR en la solapa de datos del Alumno.
Migración Inicial de Materias
Consideraciones Previas
Completar las materias en el orden del Plan de Estudios (este orden será el regirá en todo el sistema). En Negrita se marcan las columnas obligatorias. Todos los datos pueden ser modificados luego por sistema. Utilice los datos de las listas desplegables, precaución al usar Copiar/Pegar. No inserte filas ni columnas.
Columnas a completar
- Código de Materia (Obligatorio): Es un código único de materia que debe ser completado sin espacios y hace referencia unívoca a la materia. Sirve para una identificación rápida. Ejemplo: TM1 (Taller Multimedia I)
- Nombre (Obligatorio): Aparecerá en todo el sistema, incluyendo constancias, certificados y actas .
- Código de Carrera o Tipo de curso (Obligatorio): El Código de Carrera/Plan de Estudio de la materia. Ingrese el mismo código que utilizó al importarlas en el sistema.
- Año (Obligatorio): Es el año de cursada de la Materia en la Carrera/Plan. Si sólo hay uno, coloque 1 .
- Tramo / Cuatrimestre: Utilizado si el plan tiene predefinidos en qué tramos o secciones o cuatrimestres (del año o de la carrera) se dicta la materia. Ejemplo: cuando de 9 materias de un año, 5 se cursan en un tramo y 4 en el otro, siempre.
- Horas Cátedra: Completar las horas totales de cursada, por lo general aparecen en la disposiciones y/o Plan de Estudios. Es un campo informativo, no es obligatorio completarlo. No ingresar decimales.
- Duración de la Cursada: Se indica si es anual, cuatrimestral, bimestral o libre.
- Promocionable: Se indica si la materia es promocionable o no.
- Mínimo Promoción: Se indica el valor mínimo para promocionar la materia (si corresponde). Si no se indica, se toma el configurado por defecto en los Parámetros
- Mínimo Regularización: Se indica el valor mínimo para llevar la materia a final (si corresponde). Si no se indica, se toma el configurado por defecto en los Parámetros
Creación/Actualización de Responsables de Estudiantes existentes
6976 - Acceso al menú de importación de datos
Esta opción permite crear nuevos Responsables y asociarlos a estudiantes existentes.
Al descargar el archivo para la importación, habrá que completar el archivo sin alterar la estructura definida.
Se debe completar el documento del estudiante (que debe existir previamente en Quinttos) y a continuación completar los datos de los Responsables.
Una vez que tengamos el archivo completo, utilizamos la opción de "Subir". El sistema va a procesar el archivo de la siguiente manera:
1) Si la celda que corresponde al documento del Estudiante se encuentra vacía, se descarta la fila.
2) Si la celda del documento del Estudiante se encuentra completa, se busca al Estudiante en el sistema, en caso de que no se encuentre, la fila se marca como error.
3) Si se encuentra al Estudiante, se leen los datos del Responsable1. Si se completó el campo del mail, se controla que el mail ingresado no se encuentre ya en el sistema y asignado a otra persona. En caso de que sea un mail repetido, la fila se marca como error.
4) Si se encuentra al Estudiante, se leen los datos del Responsable2. Si se completó el campo del mail, se controla que el mail ingresado no se encuentre ya en el sistema y asignado a otra persona. En caso de que sea un mail repetido, la fila se marca como error.
5) Se controla tanto el Responsable1 como el responsable2 ya existiesen en el sistema mediante el campo "Documento Responsable 1" y "Documento Responsable 2" respectivamente. Si ya existían, se actualizan los datos de los responsables con los que se encuentren en el excel y se los vinculan a los estudiantes en el caso de que el vínculo no estuviese establecido. Si no existían, se crea/n el/los Responsables, se lo vincula al Estudiante correspondiente y se les crea el usuario.
5b) Si ambos responsables el 1 y 2 no existían en el sistema y el campo "Documento Responsable1" y "Documento Responsable2" son iguales, la fila se marca como error.
Si no se completa el nro. de documento de los responsables o su nombre o apellido, se ignora el responsable
Como siempre, recomendamos que la importación primero se pruebe en el entorno de pruebas y luego en producción.
Migración Inicial de Cursos
Consideraciones Previas
- En Negrita se marcan las columnas obligatorias
- Todos los datos pueden ser modificados luego por sistema
- Utilice los datos de las listas desplegables, precaución al usar Copiar/Pegar. No inserte filas ni columnas.
- Se incluirán en los cursos las materias correspondientes al año especificado del plan de estudio de la carrera
- Si el nombre de un curso del registro que se está procesando coincide con el nombre de algún curso ya cargado en el sistema, se le incluirá las materias del plan de estudio de la carrera, siempre y cuando el curso existente no tenga materias y el año coincida con el año del registro que se está procesando.
Para importar los cursos previamente debemos descargar la planilla excel para agregarlos. Se accede desde "Herramientas -> Importación", en el cuadro Cursos hacer clic "Descargar archivo para importación".
Columnas a completar
- Nombre (Obligatorio): El nombre del curso (Ej: 1ero A). Aparecerá en todo el sistema, incluyendo constancias, certificados y actas.
- Código Carrera (Obligatorio): El Código de la Carrera. Ingrese el mismo código que utilizó al importarlas en el sistema.
- Año (Obligatorio): El año del curso (Ej: Para 1ero A el año sería 1).
- Turno: El momento del día en donde los alumnos asisten al curso
Preguntas frecuentes
1 - ¿Por qué no veo los códigos de carrera?
Esto puede deberse a qué las carreras no tienen un código asignado. Si las carreras fueron cargadas manualmente, es decir, no se importaron masivamente en el sistema, puede que no haya completado el campo "Codif". Verifique que lo haya completado ingresando a la edición de una carrera.