Solapa Cuotas (Ficha Responsable)
Esta pantalla muestra las cuotas de todos los estudiantes a cargo del responsable, ordenadas por la Fecha de la cuota/documento de la más reciente a la más antigua.
Permite pagar una o más cuotas de forma simultánea, para ello, se deben seleccionar las cuotas y presionar el botón "Pagar". Si se llega a seleccionar una cuota que ya se encuentra paga, será ignorada.
Únicamente usuarios con el permiso: "167 - Cobranza - Permiso para registrar un movimiento de pago" podrán registrar un pago.
Al presionar el botón "pagar", se muestra una ventana emergente, en donde se van a listar las cuotas seleccionadas (únicamente las impagas) y a continuación, una serie de campos a completar con información sobre el pago a registrar.
Cuando se abre la ventana emergente, lo primero que vemos es un listado con las cuotas seleccionadas y se van a pagar.
Debajo del listado de las cuotas/documentos se encuentran los campos a completar con la información de l pago
- Fecha de Pago (obligatorio): Indicar la fecha en que se realizó el pago. No podrá ser anterior a la fecha en que se crearon las cuotas/documentos ni una fecha mayor a la de "hoy"
- Fecha Facturación (obligatorio): Se refiere a la fecha en que se factura el pago, generalmente siempre es la fecha actual. Este campo aparece únicamente si se maneja facturación electrónica (AFIP o con talonario manual)
- Medio de Pago (obligatorio): Hace referencia a la manera en que se realiza el ingreso de dinero, de acuerdo a los medios de pago configurados previamente.
- Cuenta (obligatorio): Este campo indicará a qué cuenta se imputará el ingreso de dinero registrado, de acuerdo a las cuentas configuradas previamente.
- Importe (obligatorio): Es el monto recibido en el pago. Se calcula automáticamente según el total de las cuotas seleccionadas, pero puede ser modificado manualmente
- Crear movimiento/saldo a favor: Sirve para cuando hemos recibido un pago por un importe mayor al adeudado. Al tildar esta opción, el sistema va a generar un saldo a favor por un monto igual a la diferencia entre el campo importe y el total adeudado (suma de todas las cuotas/documentos seleccionados
- Generar Comprobantes Electrónicos: Esta opción aparece únicamente si se maneja facturación electrónica (AFIP) y/o talonario manual. Indica si para el pago que se está ingresando, se deben generar las facturas/recibos electrónicos correspondientes
- Observaciones: Un campo libre para hacer anotaciones sobre el pago, estas anotaciones son internas, es decir, no son visibles por estudiantes o responsables
Al modificar el campo de la fecha de pago, el sistema va a revisar, para cada cuota, si es necesario modificar el importe a pagar, dado que es posible que en la fecha de pago seleccionada, la cuota / documento haya tenido otro importe. Por ejemplo: En la fecha de pago seleccionada no correspondían intereses o era una fecha en donde aplicaba pronto pago. El valor de la cuota/documento al día de hoy figura en la columna "Valor Cuota", mientras que en la columna de "A pagar" se va a mostrar el importe correspondiente en la fecha de pago, en donde además se va a listar qué factores cambiaron el valor de la cuota en comparación con el valor actual (al día de hoy).
Este mismo comportamiento (de calcular el nuevo valor de las cuotas/documentos) se va a presentar cuando se seleccione un "Medio de Pago" que aplica descuentos o recargos, siempre y cuando se elija la opción "SI" en el campo "Aplicar" que se va a mostrar únicamente al seleccionar un medio de pago seleccionado está configurado con un descuento o recargo.
Cuando se registre un pago cuyo importe supere el de todas las cuotas seleccionadas, se puede tildar la opción de "Generar saldo a favor", en este caso, el sistema va a crear un saldo a favor en el Estudiante de la última cuota/documento que procese. Cuando se crea el saldo a favor, lo va a indicar con una leyenda como la siguiente:
Se creó un saldo a favor del Alumno por $xxxxxxx para "<NOMBRE DEL ESTUDIANTE>"
También, momento de realizar el pago, el sistema va a validar que no se haya colocado una fecha de pago mayor a la fecha de hoy y también que no se haya colocado una fecha de pago anterior a la fecha de creación de cada una de las cuotas, informando por pantalla si alguna de estas dos circunstancias ocurre.
La pantalla también ofrece la posibilidad de generar los comprobantes de pago o facturas/recibos para todas las cuotas/documentos seleccionados, en este caso, únicamente cuotas con pagos serán tenidas en cuenta al momento de generar estos archivos PDF. Cada archivo se va a generar con un pago/factura/recibo por hoja.
Para esto se deben seleccionar las cuotas/documentos y luego elegir alguna de las opciones dentro del botón de "Opciones" en la parte inferior izquierda.
Para aquellos institutos que manejen Proforma, habrá una tercera opción en el listado que permitirá generar el PDF de la proforma para cada cuota/documento seleccionado, uno por hoja.
IMPORTANTE: Tener en cuenta que cada vez que se modifique la fecha de pago o el medio de pago, el sistema va a re calcular el importe a pagar, modificando el valor del campo Importe. Si se modificó el valor del importe manualmente y luego se cambió uno de los dos campos previamente mencionados, será necesario volver a ajustar el campo importe.