Cronograma - Manual de Usuario
Permisos
8050 - Indica si el Usuario puede administrar el Timetable
8051 - Indica si el Usuario puede ver el Time Table (Sólo Lectura)
Glosario
- Grupo de Alumnos: Es el conjunto de Estudiantes haciendo una materia que es dada por un Docente. (Típicamente son alumnos del mismo año).
- Duración de clase (en minutos): Indica la duración que tendrán como mínimo las "Lecciones" a distribuir en el Timetable (Cronograma). No puede suceder que existan "Lecciones" de 40 y de 60 minutos. Solo puede haber una única "Duración de Clase (en minutos)" mínima.
- Distribución: Indica la manera en que se distribuye en la semana la carga horaria de un "Grupo de Alumnos". Ej.: Una distribución de 1,2,1 Indica que la materia se dicta 3 días diferentes. Un día 40min., otro día 80min. y un tercer día 40min.
- Período: Representa un espacio temporal en donde se planifica una "Lección". A un período se le define un horario que lo representa y si se encuentra bloqueado (no disponible) o no.
- Lección: Es la entidad resultado de tomar un Grupo de Alumnos y aplicarle la Distribución. Es decir, si tengo un "Grupo de Alumnos" con una "Distribución" de 1,2,1. Mi resultado serán 3 "Lecciones". Cada Lección se ubica en un Período.
- Tipo de Aula: Define los tipos de aulas posibles (Ej.: Común, Computación, etc.)
- Aulas: Son las aulas del colegio, cada aula tiene un "Tipo de Aula" y un cupo de alumnos que soporta.
Configuración
Configuración
Paso 1) Crear un Timetable (Cronograma)
8050 - Indica si el Usuario puede administrar el Timetable
El primer paso para utilizar la funcionalidad de Timetable (Cronograma) es acceder al módulo desde el menú lateral izquierdo. Y seleccionar "Gestión Académica -> Cronograma".
Esta pantalla muestra el listado de Cronogramas creados y nos permite crear uno nuevo presionado el botón "Crear Nuevo/a".
Es posible tener más de un Cronograma (Timetable) para el mismo grupo carrera, pero solamente uno puede estar publicado (el que seria el timetable (Cronograma) definitivo) y es de donde se van a tomar los horarios de las materias.
Por defecto cuando se crea un nuevo Cronograma, éste queda en estado "Borrador".
El botón (1) de la figura superior, nos permite ingresar a editar el Cronograma y de esa manera distribuir las clases en los diferentes días.
El botón (2) nos permite Publicar o marcar como Borrador un Cronograma. Si existen múltiples Cronogramas para un "Grupo Carrera", al publicar uno el resto se marcarán como Borrador.
La opción (3) nos permite clonar o duplicar un Cronograma. Al clonar un Cronograma se copia toda la información configurada, ya sean los horarios de las clases, configuración de períodos de los días y horarios no disponibles de los docentes.
Configuración
Paso 2) Configurar Períodos del día (Jornada Escolar)
Dentro de la configuración del Cronograma (Timetable) y para cada uno de ellos, hay que definir los periodos que contiene, es decir, cómo se divide el día. En cada uno de estos períodos en donde se ubica una clase.
Para configurar los períodos del Timetable (Cronograma) hacemos click en
Ver y luego en:
y se nos presenta la siguiente pantalla:
Si en un período se muestra una manito verde 
, quiere decir que ese periodo se va a encontrar disponible para ubicar una clase.
Si en un período se muestra un candado rojo 
, quiere decir que ese periodo se encuentra bloqueado (por un recreo por ej.)
Para cambiar entre un Período disponible y no disponible, simplemente se hace click sobre el candado rojo o la manito verde e irá modificando su estado.
Para cambiar el horario que representa cada período hay que hacer click en el ícono del calendario
, lo que nos muestra una ventana emergente que permite definir el horario desde y hasta.
IMPORTANTE: Una vez que se coloquen Lecciones (Clases) dentro del Timetable (Cronograma) ya no será posible quitar períodos.
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Paso 3) Configurar horarios no disponibles de docentes
Para cada docente, en cada período, se puede colocar si el docente No trabaja en la institución o no debería trabajar en ese día/horario (período). Estas restricciones serán tenidas en cuenta durante el proceso de generación automática del Timetable (Cronograma).
Para configurar los horarios no disponibles de los docentes, hacemos click en el botón
Haciendo click en cada una de las celdas (que representa un período/horario del día) podremos cambiar el estado del docente. Las referencias a cada estado (Libre, No trabaja, etc.) se encuentran en la parte superior izquierda. Desde esta pantalla únicamente se permiten configurar Períodos en los que "No trabaja" o "Desearía no estar disponibles".
También es posible configurar los horarios no disponibles de cada docente ingresando a su ficha, dentro de la solapa de Timetable (Cronograma). Desde aquí es posible configurar todos los tipos de Horarios no disponibles docentes.
El sistema luego controlará que no se coloque una clase en un Período del día en que el Docente no se encuentra disponible.
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Paso 4) Configurar Cursadas
Una vez que tenemos creadas las carreras, materias y comisiones, podremos configurar las cursadas.
La cursada es la combinación de una Materia de una Comisión (Curso) dictada por un Docente.
Para realizar esta configuración, debemos ingresar en "Gestión Académica -> Grupos de Alumnos (o Gestión Académica -> Cursadas, dependiendo de su instancia)".
Las cursadas se habrán generado automáticamente al vincular las materias de la carrera a las comisiones, lo que debemos hacer es editar las cursadas para realizar unas configuraciones finales.
Lo más importante aquí es configurar:
Descripción: el nombre que se le va a otorgar a la cursada. Sugerimos utilizar una nomenclatura como la siguiente: <AÑO>.<CODIGO_MATERIA>.<NRO_SECUENCIA>. Por ejemplo:
1.Mat.1 (Esto sería indicativo de la cursada de primero año de matemática)
Docente: Es el docente que dictará la materia
Tipo de aula: El tipo de aula que se requiere para el dictado de la clase.
Distribución: Indica cómo se divide la cursada durante la semana. Una distribución de 1,1,1 indica que durante la semana se dan 3 clases en diferentes días de una duración indicada en "Duración de clase". Este campo es sumamente importante para la construcción del Timetable (Cronograma).
Duración de clase (en minutos): Duración mínima de cada clase en minutos.
Si por ejemplo la unidad mínima de una clase son 40 minutos y en su institución hay días que una clase de Historia se dictan 80 minutos seguidos, utilice la distribución para reflejar esto. Por ejemplo, una distribución de 1,2,1 indica que durante la semana habrá 1 clase de Historia de 40 minutos, otra clase de Historia de 80 minutos y una tercera clase de Historia de 40 minutos. El día y horario exacto en que se van a dictar estas clases (lecciones) se configura luego en el módulo de Timetable (Cronograma)
Los bloques de grupos de alumnos permiten agrupar "Grupos de Alumnos", es decir, indicar que dos clases se dan el mismo día a la misma hora. Estas clases ocurren en simultáneo y los alumnos de un mismo Curso se van a repartir entre ellas. Por defecto y para simplificar la configuración, el sistema viene configurado para manejar 1 solo "Bloque de alumnos" por "Grupo de Alumnos" y los bloques se crearán de manera automática. Cada cursada debe pertenecer a un Bloque de Grupo de Alumnos (caso contrario, no será posible agregar la Cursada al Cronograma). Si se da el caso de que una cursada no se encuentre vinculada a un Bloque de Grupo de alumnos, el sistema mostrará un botón dentro de la cursada para crear el bloque y hacer el vínculo con la cursada automáticamente, tal como se muestra a continuación:
Para simplificar el proceso de configuración, puede utilizar la actualización masiva presente en el listado de cursadas.
Administración -> Cursadas
Seleccione uno o más registros de cursadas y actualice uno o más campos para actualizar masivamente.
A continuación se puede ver un video explicativo:
Días Incluidos/excluidos de cursada
Existe una opción que nos permite cambiar los días configurados inicialmente para una cursada. Ejemplo: Básquet/Hockey se cursa martes y miércoles habitualmente, pero determinado martes de determinada semana, hubo un imprevisto y tuvimos que cambiar esa clase por una el día jueves. Como es algo excepcional, lo realizamos de la siguiente manera:
Asimismo, existe una validación por parte del sistema al agregar un día excluido, que controla que ya no existan registros de asistencias/inasistencias cargados para el día que se quiere excluir.
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Paso 5) Asignar Alumnos a Cursadas
Existen diferentes formas de asignar a los alumnos a las Cursadas, a continuación se lista cada una de ellas:
IMPORTANTE: Es posible que algunas de estas opciones no se encuentren disponibles en la implementación de su Institución.
ATENCIÓN: Es posible que los alumnos ya hayan quedado asociados a las cursadas luego de la importación inicial de datos.
Dentro de la ficha de un Estudiante ingresamos a la solapa de:
Allí, se puede visualizar el Curso Actual y podemos asignar un Nuevo Curso
"Gestión Académica -> Cursos"
Opción de "VER".
Esto nos lleva a una pantalla en donde podremos vincular alumnos al curso.
"Gestión Académica -> Configuración---> Alumnos/Comisiones"
Aquí se configura como se distribuyen los estudiantes dentro de cada Grupo de Alumnos (Cursada).
En la lista desplegable de "Curso" se muestran aquellos cursos que no tengan completo el campo Categoría, es decir, son aquellos cursos que representan año de cursada.
Ej.: 1er Año, 2do Año.
En Seleccione Grupo se muestran como "Grupo Base" aquellos cursos que tengan una categoría asignada, representan a las clases base de cada año.
Ej.: 1er Año A, 1er Año B, etc.
También se listan las cursadas (Grupos de Alumnos) para el año seleccionado.
Haga click en cada fila que desea mover (la fila seleccionada se pinta de color amarillo) y arrastre de una tabla hacia la otra los estudiantes.
Configuración
Paso 6) Configurar las clases en los Períodos del día
En este paso, lo que hacemos es indicar cada clase en qué Período del día se dicta. Se realiza al como último paso dado que cuando se arma el Cronograma, el sistema controla que no haya superposición de Docentes y necesita conocer la Distribución de cada Cursada.
Si el instituto maneja Timetable (Cronograma automático), necesita de todas las variables previas para su construcción (Docentes, Tipos de Aula, Distribución, etc.).
Ingresamos entonces en el menú al módulo de Timetable (Cronograma) y seleccionamos la opción (1) de Editar
Seleccionamos el curso y luego, en la parte Izquierda tenemos las clases sin asignar que debemos arrastrar hacia al día y horario en que se dictan.
Es en este momento en que entra en juego la configuración de DISTRIBUCIÓN realizada en las Cursadas (Paso 4) se utiliza para construir cada una de las clases de las materias.
Ej.: Matemática fue configurada con una distribución de 1,1 hará que dentro de las clases sin asignar aparezcan 2 clases de matemática:
(1) Matemática - <Nombre Docente>
(1) Matemática - <Nombre Docente>
Y si la clase de "Lengua y Literatura" fue configurada como 1,1,1 esto hará que dentro de las clases sin asignar aparezcan 3 clases de "Lengua y Literatura":
(1) Lengua y Literatura - <Nombre Docente>
(1) Lengua y Literatura - <Nombre Docente>
(1) Lengua y Literatura - <Nombre Docente>
Esto quiere decir que hay 2 clases de matemática para ubicar durante la semana y hay 4 clases de Lengua y Literatura.
Ej.:
IMPORTANTE - Las cursadas deben tener docentes y alumnos para que aparezcan para asignar. Además, las Cursadas deben tener asignado un "Bloque de Grupo de Alumnos".
El color que toma cada Lección (bloque dentro del cronograma) será obtenido del color que se configuró para la materia.
Visualizaciones
Una vez configurado el Timetable (Cronograma), existen múltiples formas de que sea visualizado
Visualizaciones
Por Cursada
"Gestión Académica -> Cursadas"
Al ingresar a la configuración de una cursada, en la parte inferior se pude visualizar un calendario en base a la configuración del Cronograma para esa Cursada.
Visualizaciones
Por Aula
"Gestión Académica -> Configuración -> Datos Auxiliares -> Aulas"
Visualizaciones
Por Docente
Ingresando al perfil de un docente, en la solapa de Timetable (Cronograma)
Tanto para usuarios Docentes, Responsables y Estudiantes, cuando cada uno de ellos ingresa al sistema, también cuenta con la posibilidad de ver su Timetable (Cronograma). Únicamente podrán visualizar aquel Timetable (Cronograma) que se encuentre en estado PUBLICADO.
Visualizaciones
Por Estudiante
Ingresando al perfil de un estudiante, en la solapa de Timetable (Cronograma)
Tanto para usuarios Docentes, Responsables y Estudiantes, cuando cada uno de ellos ingresa al sistema, también cuenta con la posibilidad de ver su Timetable (Cronograma). Únicamente podrán visualizar aquel Timetable (Cronograma) que se encuentre en estado PUBLICADO.
y se nos presenta la siguiente pantalla:
, quiere decir que ese periodo se va a encontrar disponible para ubicar una clase. 
, quiere decir que ese periodo se encuentra bloqueado (por un recreo por ej.)
, lo que nos muestra una ventana emergente que permite definir el horario desde y hasta.
