Comedor - Manual de Usuario
Configuración
Configuración
Consideraciones Iniciales
Existen 3 modalidades: ABONO, PACK y POST PAGO, cada una de ellas se comporta de manera diferente tanto en cómo se gestionan y cómo se abonan (en caso de que se utilice el módulo de Cobranza del sistema). Esto se explica a lo largo del documento.
Es importante tener en cuenta que únicamente se puede elegir una opción de comedor a nivel de Estudiante, si éste tiene múltiples matrículas, su opción elegida es transversal a todas ellas. Se debe prestar atención sobre este punto si se configuran opciones de comedor diferentes según la Carrera que haga el Estudiante, dado que es posible que la opción actual elegida no exista en la Carrera de otra matrícula.
En todo momento, tanto un usuario Administrativo (con los permisos necesarios), como los usuarios de los Responsables de los Estudiantes, podrán modificar la opción de Comedor elegida por los Estudiantes a cargo.
Parámetros
"Habilitar acceso a módulo de Comedor a Responsables"
Indica si en el portal de Responsables se muestra la opción de Comedor.
"Administrativos deben habilitar usos POST PAGO"
Indica si es necesario que un usuario Administrativo deba siempre habilitar el uso del comedor cuando un Responsable solicita un uso del tipo POST PAGO.
"Dia tope para cambio a Abono Mensual"
Indica hasta qué día del mes los Responsables pueden cambiar la opción elegida de tipo POST-PAGO a Abono Mensual. Se debe ingresar el número de día. Ej.: 5 (que representa el día 5 del mes)
"Responsables pueden optar por no utilizar el Comedor"
Significa que los responsables podrán seleccionar la opción de "No utiliza comedor" desde su portal.
Si el parámetro se encuentre en "NO", al seleccionar la opción de "No utiliza comedor", el sistema va a informar que no posible seleccionar la opción.
"Deshabilitar generación de documentos (Abono Mensual)"
Indica si el sistema va a dejar de generar documentos a pagar para quienes tengan seleccionada la opción de Comedor de Abono Mensual. Es útil para los meses en que no se utiliza el Comedor (ej.: En diciembre se puede tildar la opción para que en Enero no se generen los Documentos a pagar por "Abono Mensual")
"Se debe utilizar todo un PACK para poder comprar otro"
Si se configura como SI, un Responsable no podrá comprar un nuevo PACK hasta que no se utilice por completo otro PACK adquirido previamente
Configuración
ABM Opciones Disponibles
Permiso: 9010 - Comedor - Habilita el acceso a la configuración
Dentro de "Datos Auxiliares" encontramos "Comedor (ABM Opciones)" o en Menú--->Comedor--->ABM opciones
Aquí se pueden dar de alta las opciones para el uso del Comedor que tendrán disponibles para elegir, para los Estudiantes, los Administrativos y / o Responsables.
El TIPO de opción va a determinar cómo se va a comportar el sistema al momento de registrar el uso del comedor y la forma en que se va a cobrar por su uso.
Es posible dar de alta múltiples opciones diferentes de cada tipo.
Descripción (obligatorio): Nombre de la opción que se ofrece. Se le muestra tanto a usuarios Administrativos como a los Responsables.
Tipo (obligatorio): Hay tres tipos disponibles:
- Abono Mensual
- Pack
- Post-Pago
Créditos (obligatorio): Cantidad de créditos que corresponden a la opción elegida. Si selecciona como Tipo = Abono Mensual, colocar Créditos = Sin Límite.
Valor (obligatorio): Monto a pagar por la opción elegida. Para los tipos "Abono Mensual" y "Pack" es el valor total a pagar, en cambio para el tipo "Post Pago" es el Precio Unitario de cada uso del comedor.
Carreras (obligatorio): Carreras para las cuales se vincula esta opción de Comedor. Puede seleccionar una o más.
Activa (obligatorio): Indica si la opción se encuentra visible para ser seleccionada por los Administrativos, Estudiantes y/o Responsables.
Observaciones: Comentarios que se pueden registrar que serán visibles por los Responsables desde su portal al seleccionar la opción.
Como se mencionó previamente, según el tipo de Opción, el sistema va comportarse de manera diferente al momento de asociar dicha opción a cada Estudiante y también al momento de manejar la forma en que se abono la opción elegida. A continuación se explica en mayor detalle el comportamiento del sistema:
TIPO: ABONO MENSUAL
Para el caso del Abono Mensual, tanto cuando un Administrativo selecciona una opción de este tipo a un Estudiante como cuando lo hace un Responsable desde su portal, el sistema no genera automáticamente ningún registro de uso del comedor, sino que los usos se irán registrando a medida que se vayan cargando, es decir, a medida que el Estudiante vaya haciendo uso del comedor (Pantalla "Comedor ➝ Registrar").
Si miramos la imagen superior, vamos a observar que configuramos una opción llamada "Abono Mensual" de TIPO = "Abono Mensual" por un valor de $11500. Esto quiere decir que cuando se le seleccione como Opción "Abono Mensual" a un Estudiante, se le va a generar un Documento a Pagar por $11500.
Si observamos el nombre del documento creado, es "Comedor - Abono Mensual". El texto "Abono Mensual" es el nombre de la opción que hemos configurado.
TIPO: PACK
Para lo que son opciones de tipo PACK, cuando un Administrativo o un Responsable seleccionan esta opción, el sistema va a generar tantos registros de uso de comedor como "Créditos" se hayan configurado en la opción correspondiente.
Es decir, en el ejemplo de la figura superior, en donde se configuró un Pack con 10 créditos, se van a generar 10 registros de uso de comedor "SIN UTILIZAR".
Además, se va a generar un Documento (visible en la solapa de Cuotas del Estudiante) con el valor a pagar correspondiente al Pack Seleccionado.
El nombre del documento que se va a crear lleva el mismo texto que se colocó en la Opción del Pack, es decir, el campo "descripción".
Cuando un estudiante ingrese al comedor y se registre un uso (Pantalla "Comedor ➝ Registrar"), el sistema va a marcar uno de esos registros previamente creados como "UTILIZADO".
TIPO: POST-PAGO
En el caso del tipo Post-Pago, cuando un Administrativo seleccionan esta opción, el sistema va a generar tantos registros de uso de comedor como "Créditos" se hayan configurado en la opción correspondiente (Típicamente 1).
En cambio, sí un Responsable selecciona una opción de este tipo, el sistema va a generar tantos registros de uso de comedor como "Créditos" se hayan configurado en la opción correspondiente. Pero, a diferencia de una acción realizada por un Administrativo, éste registro se va a encontrar habilitado para su uso o no, dependiendo de cómo se haya configurado el parámetro de "Administrativos deben habilitar usos POST PAGO".
En caso de que los Administrativos tengan que validar el registro, éste será creado des habilitado hasta que un Administrador lo habilite.
Cuando un estudiante ingrese al comedor y se registre un uso (Pantalla "Comedor ➝ Registrar"), el sistema va a marcar uno de esos registros previamente creados como "UTILIZADO". O va a crear un registro nuevo y marcarlo como utilizado si no existe uno ya creado. Se van creando a demanda cuando se van registrando los usos del comedor.
Si dentro de un mes el estudiante utilizó el comedor con la modalidad de POST-PAGO y en ese mismo se lo cambia a "Abono mensual", el sistema va a convertir los usos del comedor de ese mes de POST-PAGO a Abono Mensual, mostrando una leyenda de "Convertido".
Gestión
Gestión
FICHA ESTUDIANTES
9011 - Comedor - Habilita el acceso a ver y gestionar los registros
Dentro de la ficha de la ficha de los Estudiantes se va a habilitar una nueva opción de "COMEDOR"
Desde esta pantalla se puede modificar la opción de comedor elegida y visualizar los registros de comedor utilizados y disponibles.
También es posible registrar un Pack para el estudiante.
Se muestran las opciones de Comedor que se encuentren Activas y que se hayan configurado para la Carrera del Estudiante.
Los registros se crean en un estado "Habilitado", pero es posible cambiar ese estado para des habilitar un registro de uso (únicamente si no ha sido marcado como utilizado aún)
Mediante la opción de "Activar Renovación automática de Abono Mensual" los Administrativos puede marcar que el Responsable desea que el sistema automáticamente cada nuevo mes, mantenga la opción de Abono Mensual. De esa manera, el sistema va a generar todos los meses el Documento a Pagar por la contratación del Abono.
Mediante la sección de ACTUALIZACIÓN MASIVA de esta misma pantalla se permite modificar el tipo y el valor de los registros ya creados (únicamente para aquellos registros que sean de tipo ABONO o POST-PAGO).
Este puede ser útil cuando un Responsable hace un cambio de POST-PAGO a Abono Mensual y ya previamente en el dentro del mismo mes un Estudiante ya había utilizado el comedor en Modalidad Post-Pago.
Se ofrece también la posibilida de eliminar registros de uso del comedor.
Únicamente se permite eliminar un registro que no se encuentre marcado como utilizado.
Gestión
PORTAL RESPONSABLES
Desde su portal, los Responsables tendrán acceso a modificar la Opción de Comedor elegida para cada uno de sus estudiantes a cargo y, adicionalmente, al listado de usos del comedor.
Los botones de "Activar Renovación automática de Abono Mensual" y de "Guardar" se van a mostrar únicamente para las Matrículas de los hijos/as cuya situación académica sea ALUMNO REGULAR.
Si se tenía seleccionada una opción de "Abono Mensual" y se cambia a otra de "POST-PAGO" el sistema automáticamente va a marcar como "Renovación Automática de Abono Mensual" en NO.
Mediante la opción de "Activar Renovación automática de Abono Mensual" el Responsable puede marcar que desea que el sistema automáticamente cada nuevo mes, mantenga la opción de Abono Mensual, de esa manera, el sistema va a generar todos los meses el Documento a Pagar por la contratación del Abono.
Los Responsables podrán modificar la opción de POST-PAGO a Abono mensual únicamente dentro de un rango especifico en el mes, esta fecha tope está dada por el parámetro:
"Día tope para cambio a Abono Mensual".
El sistema va a controlar que si se tiene seleccionada la opción de "Abono Mensual" y se vuelve a presionar "Guardar" sin haber modificado la opción, mostrando un menaje de error que indique que ya tiene la opción seleccionada.
El sistema va a enviar a los Administrativos que tengan el permiso de "9011 - Comedor - Habilita el acceso a ver y gestionar los registros" una Notificación mediante el Centro de Notificaciones indicando que un Responsable hizo un cambio de "POST-PAGO" a "Abono Mensual"
Si la opción elegida tenia configurada una Observación, la misma se va mostrar debajo del campo de Opción, lo mismo sucede al seleccionar un Pack:
Gestión
ACTUALIZACIÓN MASIVA
9011 - Comedor - Habilita el acceso a ver y gestionar los registros
Desde "Comedor ➝ Actualización Masiva" se puede asignar a múltiples Estudiantes simultáneamente la opción de comedor. Esto puede ser útil sobre todo al inicio de la utilización del módulo.
El funcionamiento es bastante simple, se debe seleccionar una Carrera para filtrar a los Estudiantes a Buscar.
Una vez hecho esto, el sistema va a presentar el listado de Estudiantes de la carrera seleccionada y podremos seleccionar uno o más y asignarles una Opción de Comedor.
A partir de la versión [4.42], también se permite actualizar de forma masiva el campo de "Renovación Automática" del Abono Mensual.
La actualización de este campo se va a hacer únicamente sobre registros que sean el tipo ABONO MENSUAL. Si se intenta colocar renovación automática a un estudiante que tiene seleccionado un esquema de POST PAGO, el sistema NO va a actualizar dicho registro.
Gestión
REGISTRAR USO
Permiso: 9012 - Comedor - Habilita el acceso a registrar usos del comedor
Encontramos esta opción en el menú lateral izquierdo: "Comedor ➝ Registros"
En esta pantalla podemos registrar el uso del comedor de un Estudiante.
Simplemente ingresando el Nro. de documento del Alumno/a el sistema va, en función a la opción elegida en su ficha (solapa comedor), a registrar el uso del comedor.
TIPO: ABONO MENSUAL
Se crea un registro de uso del comedor.
TIPO: PACK
El sistema va a buscar entre los registros de usos ya creados sin utilizar y habilitados, y va a marcar uno de ellos como utilizado.
En el caso de que ya no queden más registros disponibles, el sistema va a crear automáticamente un registro de POST-PAGO con la opción que tenga seleccionada el Estudiante.
Adicionalmente el sistema va a enviar a los Responsables del Estudiante, una Notificación mediante el Centro de Notificaciones, indicando que se han acabado los créditos del Pack comprado.
TIPO: POST-PAGO
El sistema va a buscar entre los registros de usos ya creados sin utilizar y habilitados, y va a marcar uno de ellos como utilizado.
En el caso de que ya no queden más registros disponibles (habilitados), dependiendo de cómo se haya configurado el parámetro: "Administrativos deben habilitar usos POST PAGO", el sistema se va a comportar de dos formas diferentes.
Si "Administrativos deben habilitar usos POST PAGO" se encuentra en SI, entonces el sistema va a indicar que el Estudiante no se encuentra habilitado para utilizar el comedor.
Si "Administrativos deben habilitar usos POST PAGO" se encuentra en NO, entonces el sistema va a crear automáticamente un registro de uso según la opción de POST PAGO que tenga el estudiante.
El sistema siempre primero va a intentar agotar todos los registros creados sin utilizar(habilitados) y luego creará nuevos según corresponda. Por ejemplo: Si para un estudiante se había comprado un pack de 10 usos de comedor y luego se modifica la opción elegida a ABONO MENSUAL, cada vez que el estudiante utilice el comedor el sistema primero va a marcar utilizado cada uno de los 10 registros pertenecientes al pack contratado y una vez que marque todos utilizados, recién ahí procederá a crear nuevos registros correspondientes al abono mensual.
Gestión
VINCULO CON COBRANZA
El día 1 de cada mes, el sistema ejecuta una tarea programada que realiza lo siguiente:
Revisa quiénes han elegido la opción de Renovar automáticamente el "Abono Mensual". Para aquellos que tengan la renovación, el sistema va a generar un Documento de TIPO = Comedor, para que abonen la renovación.
El Documento va a ser asociado únicamente a matrículas cuya situación académica sea ALUMNO REGULAR.
A aquellos estudiantes que tengan como opción elegida "Abono Mensual", pero no tengan tildada la opción de Renovación automática, se les va a modificar la opción elegida a POST-PAGO.
Además, el sistema va a contar todos los usos de comedor del tipo POST PAGO que han habido en el mes previo al de la Cuota a generar y va a crear un Documento a pagar por el valor correspondiente.
Gestión
WIDGET - COMEDOR
Los usuarios Administrativos tienen la posibilidad de habilitar un Widget para el Dashboard en dónde se puede visualizar rápidamente qué registros hay cargados que requieren ser habilitados para que puedan ser utilizados.
Estos , en su mayor parte, serán registros del tipo POST PAGO que fueron cargados / solicitados por Responsables cuando se encuentra configurado el parámetro de "Administrativos deben habilitar usos POST PAGO".
Gestión
REPORTES
Dentro del módulo de Reportes bajo la categoría de "Alumnos", contamos con uno llamado "Comedor - Opciones elegidas". Este reporte muestra el listado de alumnos que hayan optado por el uso del comedor y qué opción tiene seleccionada actualmente.
A partir de la versión [4.46] se incorpora un nuevo reporte llamado "Comedor - Transición POST-PAGO | Abono Mensual": que muestra el listado de estudiantes que actualmente (a la fecha de HOY) tengan seleccionada alguna opción de ABONO MENSUAL pero que tengan registrado algún uso del comedor del tipo POST-PAGO durante el día UNO del corriente mes hasta la fecha tope del corriente mes. Siendo la fecha tope la definida en el parámetro COMEDOR_DIA_TOPE_CAMBIO_ABONO.
Ej.:
Fecha: 16/10/2022
COMEDOR_DIA_TOPE_CAMBIO_ABONO = 7
Este reporte va a listar aquellos estudiantes que tengan actualmente seleccionada la opción de ABONO MENSUAL y tengan un registro de uso de comedor de POST-PAGO entre las fechas de 01/10/2022 y 07/10/2022.
A partir de la versión [5.1] se incorpora el reporte: "Comedor - Usos":
Este reporte muestra cada uso del comedor entre las fechas indicadas.
Las columns que muestra este informe son: Fecha de uso del comedor, Alumno/a, Carrera, Curso, Tipo de opción de comedor e importe.
Gestión
INTERESES
Se agrega una pantalla de configuración "Comedor ➝ Configuración" en donde se puede especificar la afectación de intereses que llevarán los Documentos creados. Esto aplica para los documentos creados a partir del momento que se realice esta configuración.
