Gestión
FICHA ESTUDIANTES
9011 - Comedor - Habilita el acceso a ver y gestionar los registros
Dentro de la ficha de la ficha de los Estudiantes se va a habilitar una nueva opción de "COMEDOR"
Desde esta pantalla se puede modificar la opción de comedor elegida y visualizar los registros de comedor utilizados y disponibles.
También es posible registrar un Pack para el estudiante.
Se muestran las opciones de Comedor que se encuentren Activas y que se hayan configurado para la Carrera del Estudiante.
Los registros se crean en un estado "Habilitado", pero es posible cambiar ese estado para des habilitar un registro de uso (únicamente si no ha sido marcado como utilizado aún)
Mediante la opción de "Activar Renovación automática de Abono Mensual" los Administrativos puede marcar que el Responsable desea que el sistema automáticamente cada nuevo mes, mantenga la opción de Abono Mensual. De esa manera, el sistema va a generar todos los meses el Documento a Pagar por la contratación del Abono.
Mediante la sección de ACTUALIZACIÓN MASIVA de esta misma pantalla se permite modificar el tipo y el valor de los registros ya creados (únicamente para aquellos registros que sean de tipo ABONO o POST-PAGO).
Este puede ser útil cuando un Responsable hace un cambio de POST-PAGO a Abono Mensual y ya previamente en el dentro del mismo mes un Estudiante ya había utilizado el comedor en Modalidad Post-Pago.
Se ofrece también la posibilida de eliminar registros de uso del comedor.
Únicamente se permite eliminar un registro que no se encuentre marcado como utilizado.
PORTAL RESPONSABLES
Desde su portal, los Responsables tendrán acceso a modificar la Opción de Comedor elegida para cada uno de sus estudiantes a cargo y, adicionalmente, al listado de usos del comedor.
Los botones de "Activar Renovación automática de Abono Mensual" y de "Guardar" se van a mostrar únicamente para las Matrículas de los hijos/as cuya situación académica sea ALUMNO REGULAR.
Si se tenía seleccionada una opción de "Abono Mensual" y se cambia a otra de "POST-PAGO" el sistema automáticamente va a marcar como "Renovación Automática de Abono Mensual" en NO.
Mediante la opción de "Activar Renovación automática de Abono Mensual" el Responsable puede marcar que desea que el sistema automáticamente cada nuevo mes, mantenga la opción de Abono Mensual, de esa manera, el sistema va a generar todos los meses el Documento a Pagar por la contratación del Abono.
Los Responsables podrán modificar la opción de POST-PAGO a Abono mensual únicamente dentro de un rango especifico en el mes, esta fecha tope está dada por el parámetro:
"Día tope para cambio a Abono Mensual".
El sistema va a controlar que si se tiene seleccionada la opción de "Abono Mensual" y se vuelve a presionar "Guardar" sin haber modificado la opción, mostrando un menaje de error que indique que ya tiene la opción seleccionada.
El sistema va a enviar a los Administrativos que tengan el permiso de "9011 - Comedor - Habilita el acceso a ver y gestionar los registros" una Notificación mediante el Centro de Notificaciones indicando que un Responsable hizo un cambio de "POST-PAGO" a "Abono Mensual"
Si la opción elegida tenia configurada una Observación, la misma se va mostrar debajo del campo de Opción, lo mismo sucede al seleccionar un Pack:
ACTUALIZACIÓN MASIVA
9011 - Comedor - Habilita el acceso a ver y gestionar los registros
Desde "Comedor ➝ Actualización Masiva" se puede asignar a múltiples Estudiantes simultáneamente la opción de comedor. Esto puede ser útil sobre todo al inicio de la utilización del módulo.
El funcionamiento es bastante simple, se debe seleccionar una Carrera para filtrar a los Estudiantes a Buscar.
Una vez hecho esto, el sistema va a presentar el listado de Estudiantes de la carrera seleccionada y podremos seleccionar uno o más y asignarles una Opción de Comedor.
A partir de la versión [4.42], también se permite actualizar de forma masiva el campo de "Renovación Automática" del Abono Mensual.
La actualización de este campo se va a hacer únicamente sobre registros que sean el tipo ABONO MENSUAL. Si se intenta colocar renovación automática a un estudiante que tiene seleccionado un esquema de POST PAGO, el sistema NO va a actualizar dicho registro.
REGISTRAR USO
Permiso: 9012 - Comedor - Habilita el acceso a registrar usos del comedor
Encontramos esta opción en el menú lateral izquierdo: "Comedor ➝ Registros"
En esta pantalla podemos registrar el uso del comedor de un Estudiante.
Simplemente ingresando el Nro. de documento del Alumno/a el sistema va, en función a la opción elegida en su ficha (solapa comedor), a registrar el uso del comedor.
TIPO: ABONO MENSUAL
Se crea un registro de uso del comedor.
TIPO: PACK
El sistema va a buscar entre los registros de usos ya creados sin utilizar y habilitados, y va a marcar uno de ellos como utilizado.
En el caso de que ya no queden más registros disponibles, el sistema va a crear automáticamente un registro de POST-PAGO con la opción que tenga seleccionada el Estudiante.
Adicionalmente el sistema va a enviar a los Responsables del Estudiante, una Notificación mediante el Centro de Notificaciones, indicando que se han acabado los créditos del Pack comprado.
TIPO: POST-PAGO
El sistema va a buscar entre los registros de usos ya creados sin utilizar y habilitados, y va a marcar uno de ellos como utilizado.
En el caso de que ya no queden más registros disponibles (habilitados), dependiendo de cómo se haya configurado el parámetro: "Administrativos deben habilitar usos POST PAGO", el sistema se va a comportar de dos formas diferentes.
Si "Administrativos deben habilitar usos POST PAGO" se encuentra en SI, entonces el sistema va a indicar que el Estudiante no se encuentra habilitado para utilizar el comedor.
Si "Administrativos deben habilitar usos POST PAGO" se encuentra en NO, entonces el sistema va a crear automáticamente un registro de uso según la opción de POST PAGO que tenga el estudiante.
El sistema siempre primero va a intentar agotar todos los registros creados sin utilizar(habilitados) y luego creará nuevos según corresponda. Por ejemplo: Si para un estudiante se había comprado un pack de 10 usos de comedor y luego se modifica la opción elegida a ABONO MENSUAL, cada vez que el estudiante utilice el comedor el sistema primero va a marcar utilizado cada uno de los 10 registros pertenecientes al pack contratado y una vez que marque todos utilizados, recién ahí procederá a crear nuevos registros correspondientes al abono mensual.
VINCULO CON COBRANZA
El día 1 de cada mes, el sistema ejecuta una tarea programada que realiza lo siguiente:
Revisa quiénes han elegido la opción de Renovar automáticamente el "Abono Mensual". Para aquellos que tengan la renovación, el sistema va a generar un Documento de TIPO = Comedor, para que abonen la renovación.
El Documento va a ser asociado únicamente a matrículas cuya situación académica sea ALUMNO REGULAR.
A aquellos estudiantes que tengan como opción elegida "Abono Mensual", pero no tengan tildada la opción de Renovación automática, se les va a modificar la opción elegida a POST-PAGO.
Además, el sistema va a contar todos los usos de comedor del tipo POST PAGO que han habido en el mes previo al de la Cuota a generar y va a crear un Documento a pagar por el valor correspondiente.
WIDGET - COMEDOR
Los usuarios Administrativos tienen la posibilidad de habilitar un Widget para el Dashboard en dónde se puede visualizar rápidamente qué registros hay cargados que requieren ser habilitados para que puedan ser utilizados.
Estos , en su mayor parte, serán registros del tipo POST PAGO que fueron cargados / solicitados por Responsables cuando se encuentra configurado el parámetro de "Administrativos deben habilitar usos POST PAGO".
REPORTES
Dentro del módulo de Reportes bajo la categoría de "Alumnos", contamos con uno llamado "Comedor - Opciones elegidas". Este reporte muestra el listado de alumnos que hayan optado por el uso del comedor y qué opción tiene seleccionada actualmente.
A partir de la versión [4.46] se incorpora un nuevo reporte llamado "Comedor - Transición POST-PAGO | Abono Mensual": que muestra el listado de estudiantes que actualmente (a la fecha de HOY) tengan seleccionada alguna opción de ABONO MENSUAL pero que tengan registrado algún uso del comedor del tipo POST-PAGO durante el día UNO del corriente mes hasta la fecha tope del corriente mes. Siendo la fecha tope la definida en el parámetro COMEDOR_DIA_TOPE_CAMBIO_ABONO.
Ej.:
Fecha: 16/10/2022
COMEDOR_DIA_TOPE_CAMBIO_ABONO = 7
Este reporte va a listar aquellos estudiantes que tengan actualmente seleccionada la opción de ABONO MENSUAL y tengan un registro de uso de comedor de POST-PAGO entre las fechas de 01/10/2022 y 07/10/2022.
A partir de la versión [5.1] se incorpora el reporte: "Comedor - Usos":
Este reporte muestra cada uso del comedor entre las fechas indicadas.
Las columns que muestra este informe son: Fecha de uso del comedor, Alumno/a, Carrera, Curso, Tipo de opción de comedor e importe.
INTERESES
Se agrega una pantalla de configuración "Comedor ➝ Configuración" en donde se puede especificar la afectación de intereses que llevarán los Documentos creados. Esto aplica para los documentos creados a partir del momento que se realice esta configuración.
