Cobranzas y Cuotas

El módulo de Cobranzas y Cuotas le permitirá gestionar la facturación y los cobros de una forma más ágil y ordenada, automatizando los procesos de la institución, optimizando el tiempo administrativo y de gestión. Con las herramientas proporcionadas en este módulo usted podrá configurar distintos planes de cuotas de acuerdo a las necesidades de su institución, podrá incorporar descuentos y/o recargos por distinto tipo de situaciones, emitirá cuotas y matrículas masivamente, le brindará la posibilidad a sus estudiantes que paguen por medio de la plataforma, podrá generar las facturas/recibos electrónicos en AFIP fácilmente, podrá registrar gastos, tendrá una gran variedad a reportes y datos necesarios para la toma de decisiones, y muchas otras funcionalidades más. Para asegurar el correcto funcionamiento de la plataforma sugerimos leer detenidamente los tutoriales compartidos en los siguientes artículos y realizar las configuraciones de acuerdo a los siguientes pasos:

• Permisos
• GLOSARIO
• CONFIGURACIONES GENERALES
• PASO 1 DE 6 - Configuración General
• PASO 2 DE 6 - Crear y configurar Planes de Cuotas
• PASO 3 DE 6 - Intereses y Descuentos (Afectaciones)
• PASO 4 DE 6 - Ítems y Conceptos (Adicionales)
• PASO 5 DE 6 - Asignar Planes de Cuotas a las Carreras
• PASO 6 DE 6 - Asociar Planes de Cuotas a Estudiantes
• Video General sobre Módulo de Cobranza

Permisos

100 - Cobranza - Acceso el módulo de Cobranza

101 - Cobranza - Acceso al menú Cobranza - Sub menu Configuración

102 - Cobranza - Acceso al menú Cobranza - Sub menu Procesos

120 - Cobranza - Permiso de modificación de Planes de Cuotas

150 - Cobranza - Permiso de modificación de Cuotas

151 - Cobranza - Acceso a la Actualización Masiva de Planes de Cuotas

152 - Cobranza - Acceso a la Actualización de Movimientos

160 - Cobranza - Permiso de eliminación de Cuota

167 - Cobranza - Permiso para registrar un movimiento de pago

173 - Cobranza Factura Electrónica - Permiso para generar factura electrónica

185 - Cobranza - Permiso para asignar los planes a Carreras

191 - Cobranza - Permiso para generar cuotas masivamente (Generador de Cuotas)

192 - Cobranza - Acceso al Proceso de Generacion de Documentos

193 - Cobranza - Acceso al Proceso de Generacion de Archivos

194 - Cobranza - Acceso al listado de Cuotas.

196 - Cobranza - Acceso al listado de Movimientos.

199 - Cobranza - Permiso al listado de Facturas/Recibos

8053 - Cobranza - Acceso a Administrar Afectaciones (Intereses/Descuentos)

GLOSARIO

• PLAN DE CUOTAS (PC): La base de la gestión de cobranza es el Plan de Cuotas, en el cual se define de qué manera se van a cobrar las cuotas de los estudiantes a lo largo del ciclo lectivo, para luego asociarlo a las carreras correspondientes. Vale aclarar que se pueden crear tantos Planes de Cuotas como la institución necesite.

• PLAN DE CUOTAS CARRERA (PCC): Hace referencia al plan de cuotas ya asignado (vinculado) a una carrera en cuestión, y con las particularidades de la misma.

• AFECTACIONES: Cuando nos referimos a una Afectación, nos referimos a un concepto determinado que modifica (afecta) el valor de la cuota, como es el caso de intereses y descuentos. Estas afectaciones tendrán impacto en el valor de las cuotas o también en el valor de las matrículas de acuerdo a la configuración realizada, y se cargan dentro de los Planes de Cuota para que el sistema las tenga en cuenta al momento de generar los documentos. 

• ADICIONALES: Los Ítems/Conceptos, también denominados “Adicionales”, son aquellos conceptos que componen las cuotas de cada plan. Casos típicos de este tipo de conceptos son "Cuota", “Arancel Programático”, “Mantenimiento”, “Comedor”, “Asistencia médica”, etc. Si su instituto tiene desagregada la cuota en conceptos, y cada uno con su valor, puede agregar tantos adicionales como considere necesario. Es condición esencial crear al menos un adicional que esté incluido en la cuota.

• COMPROBANTE DE PAGO: Es un comprobante electrónico (no formal) generado y emitido por Quinttos, como constancia de que se registrado el pago de un documento.

• RECIBO/FACTURA ELECTRÓNICA: Es el comprobante electrónico formal generado vía webservice de AFIP, de acuerdo a la configuración particular del Instituto.

• CUOTA:  Es el documento generado que hace referencia al abono mensual establecido por la Institución, el cual es calculado por la suma de adicionales configurados en el plan de cuotas correspondiente a la carrera en cuestión.

• MATRÍCULA: Corresponde al documento que hace referencia a la inscripción/matriculación de un estudiante a un determinado ciclo lectivo y para una determinada carrera.

• DERECHO DE EXAMEN: Corresponde al documento generado como consecuencia de la creación de una mesa de examen, y es necesario que sea abonado para que un estudiante pueda inscribirse a la misma.

• DOCUMENTO: Valga la redundancia, hace referencia a un documento emitido por un concepto extraordinario, que no es cuota o matrícula.

• MOVIMIENTOS: Se refiere a los ingresos y egresos de dinero registrados en la Institución. Ejemplo de un movimiento puede ser un pago en efectivo

• CUENTA: Responde a una clasificación en la cual se imputan los ingresos y/o egresos de la institución. Ejemplo de cuentas son "Caja", "Banco XXX", Mercado Pago.

• MEDIO DE PAGO: Se refiere a las distintas variables que ofrece la Institución para que los estudiantes realicen los pagos, como por ejemplo "efectivo", "mercado pago".

• PUNTOS DE VENTA: Refiere a una clasificación interna utilizada generalmente en caso de que la institución cuente con distintos puntos en los cuales recibe el pago, por ejemplo en caso de que tenga dos "cajas" u oficinas diferentes y que se gestionan por separado. De esta manera podrá identificar los movimientos realizados en cada una. Vale aclarar que este concepto no está relacionado con un punto de venta de AFIP, son conceptos completamente diferentes.

CONFIGURACIONES GENERALES

PASO 1 DE 6 - Configuración General

100 - Cobranza - Acceso el módulo de Cobranza

101 - Cobranza - Acceso al menú Cobranza - Sub menu Configuración

Para comenzar es necesario completar los datos para generar los comprobantes electrónicos (facturas/recibos), accediendo desde: 

Gestión Financiera -> Configuración -> Datos de Facturación

IMPORTANTE - "Maneja recibos electrónicos" y "Maneja Factura Electrónica" no pueden funcionar simultáneamente, se debe elegir una opción u otra, de acuerdo a la modalidad de la Institución. 

Tener en cuenta que en Quinttos las Facturas Electrónicas que se generan en AFIP o los Recibos Electrónicos que se generan en AFIP se crean en el momento que un estudiante realiza un pago. 

Si su instituto maneja Medios de Pago Automáticos, cómo pueden ser Mercado Pago, Débitos en Cuenta de Bco. Galicia, etc. El sistema mostrará también una opción para configurar la Cuenta vinculada a ese medio de Pago, es decir, en qué Cuenta se van a imputar los pagos que ingresen mediante ese medio de pago.

El sistema permite que se den de alta múltiples Configuraciones de Cobranza, esto es útil cuando, por ejemplo, se manejan y se va a facturar desde múltiples CUITS.

Si su Instituto maneja Facturación Electrónica con AFIP, desde el sistema se pueden generar las claves y certificados necesarios para integrar Quinttos con la Facturación Electrónica de AFIP.

Una vez que se da de alta la configuración de Cobranza y se selecciona como Talonario = AFIP, para esa configuración se habilitan nuevas opciones, presentes en el listado en la parte inferior de la pantalla (como se muestra en la figura superior).

(1): Permite editar la Configuración de Cobranza.

(2): Este botón genera una Key (Clave) necesaria para generar el archivo de Solicitud de Certificado que se debe subir en AFIP.

(3): Una vez generada la Key, podemos descargar su archivo presionando en el botón verde.

(4): Una vez generada la Key, aparece un nuevo botón que nos permite descargar el archivo con la solicitud del certificado (CSR) que debemos luego subir en AFIP.

PASO 2 DE 6 - Crear y configurar Planes de Cuotas

120 - Cobranza - Permiso de modificación de Planes de Cuotas

La base de la gestión de cobranza es el Plan de Cuotas, en el cual se define de qué manera se van a cobrar las cuotas de los estudiantes a lo largo del ciclo lectivo, para luego asociarlo a los cursos y/o carreras correspondientes. En el siguiente gráfico, mostraremos un ejemplo de cómo está estructurado un plan de cuotas. Vale aclarar que se pueden crear tantos Planes de Cuotas (PC) como la institución necesite.

IMPORTANTE - Un Plan de Cuotas puede estar asociado a varias Carreras, y una Carrera puede estar asociado a varios Planes de Cuotas. 

• Sólo matrícula (Las cuotas se crean mes a mes) - RECOMENDADO: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar únicamente el registro de la matrícula para que pague. El resto de las cuotas serán generadas mes a mes mediante una tarea programada. 
• Matrícula + 1° Cuota al pagar la Matrícula: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar únicamente el registro de la matrícula para que pague. Al pagar por completo la matrícula, el sistema generará la primera cuota pendiente de pago. El resto de las cuotas serán generadas mes a mes mediante una tarea programada. 
• Matrícula + Todas las Cuotas al pagar la Matrícula: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar únicamente el registro de la matrícula para que pague. Al pagar por completo la matrícula, el sistema generará todas las cuotas restantes pendientes de pago. 
• Matrícula + primera Cuota en la Generación: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar tanto la matrícula como la primera cuota pendiente de pago. El resto de las cuotas serán generadas mes a mes mediante una tarea programada. 
• Matrícula + todas las Cuotas en la Generación: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar tanto la matrícula como todas las cuotas del plan pendientes de pago. 

Puede utilizar los comodines para agregar datos variables al nombre de las Matrículas y las Cuotas:
%m: Mes (Ej.: Cuota %m quedará como: Cuota Noviembre)
%n: Nro. (Ej.: Cuota 1)
%a: Año de corto (Ej.: Cuota xxx 22)
%A: Año largo (Ej.: Cuota xxx 2022)

IMPORTANTE: El reemplazo se efectúa en el momento de asignar el Plan a la Carrera. Una vez asignado, debe modificar directamente el Plan de Cuotas en cada Carrera

A partir de la versión de Quinttos [4.39] se ha removido la opción de duplicar Planes de Cuotas en el menú de Opciones y se reemplazó por Duplicación de Planes de Cuotas Masivo.

PASO 3 DE 6 - Intereses y Descuentos (Afectaciones)

8053 - Cobranza - Acceso a Administrar Afectaciones (Intereses/Descuentos)

1- Dar de alta (crear) los conceptos de afectación a utilizar

Para dar de alta afectaciones, ir a Gestión Financiera -> Planes de Cuotas -> Intereses/Descuentos

• • Nombre (obligatorio): Nombre de la afectación.
  • Valor (obligatorio): Valor de la afectación.
  • Modalidad (obligatorio): Refiere a si el valor corresponde a un importe o a un porcentaje.
  • Aplica en cuotas y matrículas: Al tildar el campo, la afectación impactará también en las matrículas, además de las cuotas. Si este campo no se tilda, la afectación solo será tenida en cuenta para las cuotas.
  • Aplica sólo en matrículas: Al tildar el campo, la afectación impactará únicamente en las matrículas, y NOen las cuotas.
  • Activa: Al tildar el campo se deja la afectación como activa.
  • Orden: Indica en el orden en que se va a ejecutar el cálculo de afectaciones. Las de menor orden se ejecutan primero.

IMPORTANTE - Las afectaciones son acumulativas, es decir, si se cumplen las condiciones dadas para un alumno, puede llegar a producirse un doble descuento.  Por ejemplo, cuando un alumno está becado y además el instituto maneja descuentos para cantidad de materias.  El orden de las afectaciones determinará que descuento / recargo se aplica primero y cuál a continuación.

• Intereses: Si la afectación corresponde a intereses por ejemplo, por mora en el pago.
• Descuentos: Si la afectación corresponde a algún tipo de descuento por ejemplo, por un convenio.
• Descuentos por beca: Si la afectación corresponde exclusivamente a un descuento por beca.
• Descuentos por Cantidad de Materias: Si la afectación corresponde exclusivamente a un descuento por cantidad de materias cursadas.
• Pronto pago: Si la afectación corresponde exclusivamente a un descuento por pagar dentro del período de pronto pago.
• Recargo: Si la afectación corresponde a un concepto de recargo como por ejemplo, por medio de pago.

Al seleccionar una función, el sistema muestra un detalle de cómo es que funciona la afectación, explicando también cómo se deben completar los campos de valor y valores opcionales.

IMPORTANTE - Si su instituto maneja una cuota compuesta de varios ítems/conceptos, es posible indicar, para cada Afectación vinculada a un Plan de Cuotas, que ítems/conceptos quedan exentos de este descuento / recargo que se está aplicando.  Esto suele suceder con ítem/conceptos como "Seguro de Vida", que, en algunos casos, no deben ser alcanzados en los descuentos aplicados por las Becas. Esto se puede configurar desde las Afectaciones del Plan de Cuotas -> Configurar conceptos no alcanzados. 

IMPORTANTE - Sólo podrá existir en el sistema una afectación del tipo Descuento por Beca que podrá ser utilizada en todos los planes de cuotas.

2- Asociar tales conceptos (Afectaciones) a los planes de cuotas correspondientes

Luego, presionando en el botón "Administrar Afectaciones" de cada plan accederá a la siguiente pantalla, en donde deberá indicar cuál es la afectación que desea incorporar:

Luego de haber seleccionado la afectación y presionado el botón Guardar, las afectaciones indicadas para el plan se encontrarán enlistadas en la parte inferior de la pantalla, como se muestra -a modo de ejemplo- en la imagen debajo.

No obstante, una vez que se crea una cuota es posible quitarle las afectaciones que tiene, por ejemplo, para que el sistema le deje de calcular intereses.  Esto se hace ingresando en la pantalla de Cuotas del alumno y editando la cuota para la cual se quieren quitar las Afectaciones (Descuentos/Recargos). Dentro de la pantalla de edición de cuotas, en la parte inferior aparecen las Afectaciones del documento, allí es posible quitarlas.

PASO 4 DE 6 - Ítems y Conceptos (Adicionales)

Los Ítems/Conceptos, también denominados “Adicionales”, son aquellos conceptos que componen las cuotas de cada plan. Casos típicos de este tipo de conceptos son "Cuota", “Arancel Programático”, “Mantenimiento”, “Comedor”, “Asistencia médica”, etc. Si su instituto tiene desagregada la cuota en conceptos, y cada uno con su valor, puede agregar tantos adicionales como considere necesario.

Toda cuota requiere al menos de un Ítem/Concepto. En caso de que su instituto no maneje esta división, podrá crear uno genérico denominado "CUOTA". 

1- Dar de alta (crear) los conceptos de adicionales a utilizar

• Adicional Incluido en la Cuota (Detalle/Ítem de Cuota)
• Otros (Títulos/Certificaciones/Libretas) - No incluidos en la Cuota. Se utilizan en el Generador de Documentos.
• Derecho de Examen

2- Asociar tales conceptos (Adicionales) a los planes de cuotas correspondientes

Luego, presionando en el botón "Administrar Adicionales" de cada plan accederá a la siguiente pantalla, en donde deberá indicar cuál es el adicional que desea incorporar: 

Seleccionar el concepto deseado y el valor correspondiente. Si se tilda el campo "Replicar cambios en planes asociados a Carreras" el sistema va a agregar/quitar o modificar el adicional dentro de todos los planes de cuotas asociados a las carreras (PCC), lo cual impactará en las cuotas de los meses posteriores al actual. Luego de presionar el botón Guardar, las afectaciones indicadas para el plan se encontrarán enlistadas en la parte inferior de la pantalla.

EN RESUMEN: Para el sistema un plan de cuotas tendrá siempre al menos un ítem/concepto adicional que determinará el valor de las cuotas. 

3- Asociar tales conceptos (Adicionales) a Estudiantes 🆕

Únicamente aplica para Cuotas, los adicionales configurados para los estudiantes no se agregan a las Matrículas.

Al ingresar a configurar los adicionales de un estudiante, veremos una pantalla como la siguiente: 

PASO 5 DE 6 - Asignar Planes de Cuotas a las Carreras

185 - Cobranza - Permiso para asignar los planes a Carreras

Una vez que ingresamos, y luego de completar los datos requeridos, podremos seleccionar cuáles son las carreras que deseamos asignar al plan en cuestión. 

IMPORTANTE: Recuerde que su Plan de Cuotas debe tener cargado como mínimo un Item (Adicional)

• Mes Inicial (Matrícula): Este campo desplegable nos permitirá seleccionar a partir de que mes comenzarán a emitirse la o las matrículas del plan.
• Valor de cada matrícula: Corresponde al importe que se le asignará a la matrícula (entendiéndose por ésta, al pago inicial de la carrera/curso, previo a las cuotas).
• Matrícula (Cantidad a Generar): Indica cuántas matrículas se generarán con el valor especificado en “Valor de cada matrícula”. Ej.: Si queremos que los alumnos paguen una matriculación de $10.000 en dos “cuotas” de $5.000, debemos colocar  “Valor de cada matrícula” = $5.000 y “Cantidad de Matrículas a Generar” = 2.  La fecha del primer pago de matrícula será en el mes seleccionado en “Inicio Matrícula” y el segundo pago será el mes siguiente.
• Mes Inicial (Cuotas): Este campo desplegable nos permitirá seleccionar a partir de qué mes comenzarán a emitirse las cuotas del plan.
• Valor Cuota: (Campo de sólo lectura) Indica el valor que tendrá cada cuota (calculado en base a la suma del valor de los Adicionales del plan de cuotas)
• Ciclo: Ciclo lectivo para el cual el plan de cuotas quedará asociado a la carrera.
• Usar por defecto: Si para una carrera hemos definido que hay más de un plan de cuotas, “Usar por defecto” nos permite definir cuál de esos planes es el que se auto completa en la ficha del alumno al seleccionar la carrera que va a realizar. 

ATENCIÓN: Tener en cuenta que una vez que se haya vinculado el plan de cuotas a los estudiantes o se hayan creado cuotas vinculadas a este plan de cuotas, no se podrá quitar la asociación entre el Plan de Cuotas y la Carrera.

PASO 6 DE 6 - Asociar Planes de Cuotas a Estudiantes

Asociación individual

Actualización Masiva

151 - Cobranza - Acceso a la Actualización Masiva de Planes de Cuotas

Una vez seleccionados los estudiantes a los cuales se necesita asignarle un plan, desde el campo desplegable Plan de Cuotas se encontrarán todos aquellos planes asignados a la carrera en cuestión. En el campo Inicio Cuotas es necesario indicar a partir de qué mes comenzará a entrar en vigencia el plan para los estudiantes. 

Luego de haber completado todos los datos, presionar el botón Actualizar Plan de Cuotas para que ya todos los estudiantes cuenten con su plan de cuotas.

Video General sobre Módulo de Cobranza

Finalmente, dejamos un video que muestra la creación de un plan de cuotas, como configurar sus adicionales y vincularlo a una o más carreras, así como también como actualizar valores de las cuotas de un Plan de Cuotas una vez que éste ya se encuentre creado.

https://drive.google.com/file/d/13tntLJZeRL7WXpGz7OlO5DCLWcCkEj46/preview