Calificaciones - Manual de Usuario

Gestión

CIRCUITO DE ESTADOS DE LAS CALIFICACIONES

Las calificaciones se envían a Secretaría por Instancias de Evaluación (Columnas). Es decir, que si queremos enviar la nota de uno o más alumnos, antes hay que crear una columna en la Planilla de Calificaciones.

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Los estados son "Borrador", "Enviadas a Secretaría" y "Publicada".

Borrador: Las calificaciones son visibles y editables por el docente. Puede modificarlas y borrarlas las veces que quiera.

Enviadas a Secretaría: Las calificaciones son visibles y editables sólo por Secretaría. No son editables por los docentes. No son visibles por padres y alumnos. Para pasar a este estado, deben estar en "Borrador" anteriormente.

Publicadas: Las calificaciones son visibles para padres y alumnos. Las calificaciones son tenidas en cuenta para la generación de los promedios, actas, planillas y cierres de cursada. Para pasar a este estado, deben estar en "Enviadas a Secretaría" anteriormente. Pueden publicarse de a una las columnas (a medida que se van recibiendo, accediendo a cada una) o todas las columnas, con el botón "Publicar Todas" (esto publicará sólo las que estén en "Enviadas").


Como mencionamos, la calificaciones se agrupan por Columnas (Ejemplo: 1er Parcial, 2do Parcial, etc.)
Si el docente envió una tanda de notas de una columna, pero no todas, y desea agregar más calificaciones, hay que volver el estado de la columna a "Borrador" (Haciendo clic en el botón "Volver a Borrador")
Lo que recomendamos, es que el docente envíe las calificaciones una vez completada la carga de la columna, de manera de agilizar la operatoria, sin necesidad de volver a Borrador columnas.
A partir de la versión 5.8 se incorpora la posibilidad de elegir entre dos circuitos de estados de las calificaciones. Esta configuración se puede hacer por materia en el plan de la carrera, el campo específico es: "Circuito de validación"

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Si se selecciona la opción de "Borrador => Publicada" tanto los docentes como los administradores podrán pasar las calificaciones de Borrador a Publicada.  Esta opción es da mayor agilidad en la gestión de la notas ya que los docentes podrán publicar sus propias instancias de calificación / calificaciones.

Instancias de Evaluación

Las instancias o tipos de evaluación son las clasificaciones que nosotros elijamos darle a nuestras evaluaciones, que luego se verán reflejadas en el boletín/reporte del alumno. Las instancias de evaluación responden a la pregunta, ¿qué queremos evaluar? Pueden ser notas conceptuales (como vocabulario, esfuerzo) o numéricas (examen 1.º bimestre, examen 2.º bimestre).

Accedemos a las instancias de evaluación desde Gestión Académica -> Configuración -> Datos Auxiliares -> Evaluaciones (Tipos).

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Grupos de Evaluación

Los grupos de evaluación son el agrupamiento de las instancias de evaluación. Por ejemplo, qué exámenes poseen nota conceptual, y qué tipo de exámenes poseen nota numérica.

Esto se configura desde Gestión Académica -> Configuración -> Datos Auxiliares -> Evaluaciones (Grupos).

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Reporte - Calificaciones por Curso/Materia

El reporte de calificaciones por Curso/Materia exporta las calificaciones de todas las materias de los alumnos de un curso.

Para acceder al reporte, primero debe tener permiso. En el caso que no lo vea, deberá seguir los pasos que se detallan en la siguiente ayuda: ¿Cómo asignar un reporte a un usuario?.

Desde el menú Reportes, en la sección Calificaciones, debe seleccionar "Calificaciones por Curso/Materia" y luego generar Reporte.

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Debemos seleccionar Ciclo Lectivo, Período y el Curso. Una vez seleccionados, nos mostrará todas las evaluaciones que tienen cada una de las materias. Esto nos da la posibilidad de seleccionar cuáles queremos que se exporten en el excel. Si apretamos en el botón "Seleccionar (Todos)" se seleccionan todas las evaluaciones de todas las materias. Podemos hacerlo individualmente en cada materia haciendo clic en "Todas"

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Nota: A partir del parche 5.12 es posible también indicar el orden de las materias, por orden alfabético o por el orden plasmado en en plan de estudios.  

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Configuración del archivo de salida

Tenemos la posibilidad de que en la exportación los alumnos salgan en orden alfabético o numérico. Para más información acerca del orden numérico consulte la siguiente ayuda https://docs.quinttos.com/books/preguntas-frecuentes-N2L/page/como-puedo-modificar-el-orden-de-los-estudiantes-en-un-curso.

Por defecto, el reporte exportará aquellas calificaciones que estén en estado Publicada. Es posible seleccionar más de un estado tildando una o varias de las siguientes opciones:

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Como tipo de archivo de salida tenemos dos opciones, excel o pdf. En el caso de que se seleccione Excel, se construirá un listado de alumnos donde las columnas son las materias con cada una de las evaluaciones seleccionadas previamente y su nota. En el caso de PDF, cada página tendrá una materia con sus evaluaciones, es decir, una página por cada materia.

Algunos ejemplos de exportaciones en excel y pdf.

Excel:

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PDF:

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¿Cómo agrupar toda la información del excel en una sola página?

En el siguiente video se explica qué pasos podemos aplicar a la información del excel para que pueda encajar en una sola página y luego realizar su impresión. Click aquí para ver el video

Listado - Circuito - Publicar - Actualizar Estado

En la plataforma Quinttos, contamos con una sección para consultar el estado de las evaluaciones o rúbricas. 

Desde el menú principal Gestión Académica --> Evaluaciones podemos consultar por estado de las mismas en forma de listado o por materia. 

Desde esta sección, podremos consultar, por ejemplo, las evaluaciones que están en estado "Borrador", es decir que aún no fueron Enviadas a Secretaría ni Publicadas.

En el listado podremos filtrar por las diferentes columnas y ver la cantidad de calificaciones que fueron cargadas. 

También podemos pasar masivamente las evaluaciones de estado.

Si estamos en el listado de Evaluaciones en estado Borrador, podremos seleccionar varias o todas desde las casillas de la izquierda como en la imagen a continuación.

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Luego en la parte inferior de la pantalla seleccionamos Actualización Masiva para cambiar de estado y presionamos el botón "Guardar"

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IMPORTANTE: si una evaluación no tiene calificaciones, no va a poder ser pasada de estado.

Calificadores

Para configurar los calificadores debemos ingresar a "Datos Auxiliares -> Reportes".

En esta pantalla podemos dar de alta los modelos de los Calificadores.  

En primera instancia tenemos el listado de modelos creados:

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Luego los campos para dar de alta nuevos modelos.

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Nombre: Nombre del modelo, es el nombre que se va a mostrar luego en el módulo de reportes.
Archivo: Es el archivo con el modelo
Activo: Indica si el registro se encuentra activo. En el módulo de reportes se muestran modelos activos.
Listado: Indica si la información que se va a mostrar en el reporte es un listado.  Para el caso de Calificadores colocar en "NO".
Filtros: Indica qué filtros se van a mostrar en la pantalla previa a generar el archivo.  Para el caso de los Calificadores seleccionar Ciclo Lectivo y Curso.
Categoría: Indica dentro de qué categoría de reportes se va a mostrar éste que estamos creando.
Observaciones: Campo para dejar alguna nota interna sobre el modelo.

Generar el Calificador

Para generar los calificadores debemos ingresar al módulo de Reportes.  El o los Calificadores se van mostrar con el nombre que los hayamos configurado dentro de la categoría elegida. 

En el caso de este ejemplo lo hemos configurado dentro de la sección / categoría de Evaluaciones:

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Lo seleccionamos, presionamos "Generar Reporte" y el sistema nos va mostrar una pantalla en donde debemos completar los filtros de Ciclo Lectivo y Curso (filtros que hemos definido en la configuración del Calificador y que son necesarios para este tipo de Reporte)

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Una vez que seleccionamos el Ciclo Lectivo y el Curso, presionamos el botón generar y el sistema va a exportar un PDF con la información.